Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > ARCHIVERINGSPROCEDURES
76
E. Archiveringsprocedures
1. Uitgangspunten
Ter uitvoering van het archiveringsbeleid worden concrete archiveringsprocedures ontwikkeld en
toegepast. De archiveringsprocedures vertalen het algemene beleid naar de praktijk en worden op
maat gesneden van de organisatie en haar documenten.
Binnen het DAVID-project zijn twee archiveringsprocedures uitgewerkt: één voor voor kantoordocumenten
en één voor informatiesystemen. Beide archiveringsprocedures vallen terug op de
algemene criteria voor een archiveringsprocedure en op het DAVID-beslissingsmodel. In de procedure
voor kantoordocumenten is het digitale klassement met zijn digitale dossiers het uitgangspunt,
terwijl de procedure voor informatiesystemen vanuit elk informatiesysteem zelf vertrekt.
In de loop van het DAVID-project werden tools en instrumenten ontwikkeld om beide procedures
in de praktijk om te zetten. Ondanks hun verschillende uitgangspunten delen beide procedures
ook een aantal gelijkaardige processtappen en instrumenten zoals kwaliteitscontroles,
registratie en ontsluiting, toepassing van archiveringsstandaarden, enz.
Bij het uitwerken van de archiveringsprocedures zijn volgende uitgangspunten gehanteerd:
– toepassen van het records continuumprincipe: de archiveringsprocedure start bij de creatie of
ontvangst van digitale documenten en loopt tot het archiefbeheer en terbeschikkingstellen. De
archivaris begeeft zich op het terrein van records management.
– zoveel mogelijk handelingen uit het ‘papieren documentbeheer’ overnemen waarmee de
gebruiker al vertrouwd is
– zoveel mogelijk handelingen automatiseren:
• automatisering verhoogt de gebruiksvriendelijkheid
• door automatisering verzekert men zich ervan dat de handelingen correct worden uitgevoerd
– in eerste instantie de archiveringsprocedure zoveel mogelijk inpassen in de bestaande IT-infrastructuur.
Het toepassen van deze archiveringsprocedure is afhankelijk van een aantal factoren, niet in het
minst van de IT-infrastructuur waarbinnen de procedure wordt ingepast. In een eerste fase zal de
archiveringsprocedure zoveel mogelijk binnen de bestaande IT-omgeving worden toegepast.
Computerconfiguraties kunnen immers niet zomaar worden vervangen. In de praktijk zal dit veelal
betekenen dat een aantal (geautomatiseerde) documentbeheersfunctionaliteiten in de bestaande
configuraties worden ingebouwd. In welke mate dit allemaal mogelijk is, zal onder meer afhangen
van de flexibiliteit en mogelijke customisaties van de geïnstalleerde besturingssystemen en
applicaties. De courante computerprogramma’s hebben op dit vlak hun beperkingen, maar dit
hoeft op zich geen nadeel te zijn. Het is zelfs aan te raden om het documentbeheer in eerste instantie
binnen de bestaande IT-omgeving te organiseren alvorens over te gaan tot het aankopen en
implementeren van meer geavanceerde document- of recordsmanagementsystemen. De gebruikers
kunnen op die manier binnen de vertrouwde softwareomgeving blijven werken en raken vertrouwd
met handelingen zoals digitale dossiervorming en registratie in een digitale context.
Ondertussen doen alle betrokken partijen ervaring op en krijgt men een beter zicht op de specifieke
vereisten die aan nieuwe software wordt gesteld. Bij de keuze van nieuwe software kan men
dan beter definiëren wat de functionele vereisten zijn die vanuit documentbeheer worden gesteld
zodat men vanaf de tweede fase de volledige procedure kan toepassen.