Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
Met sjablonen kunnen bepaalde handelingen op een volledig geautomatiseerde of gebruiksvriendelijke
wijze worden uitgevoerd. Kantoortoepassingen zoals MS Office en OpenOffice laten toe
dat macro’s en scripts aan sjablonen worden gekoppeld.
Op de DAVID-website zijn twee voorbeelden van dergelijke sjablonen beschikbaar:
– e-mailsjabloon met script:
• automatische registratie van metadata: e-mailadres van de afzender, datum en tijdstip van
verzending en ontvangst, bestandsnamen van de bijlagen
• gebruiksvriendelijk toekennen van de klassementscode en doelmap door afzender en ontvanger
• exportfunctionaliteit: bewaren in een voorgedefinieerd bestandsformaat, scheiden e-mail en
bijlagen, vervangen niet toegelaten karakters in de bestandsnamen
– wordsjabloon met macro: automatisch en gebruiksvriendelijk verplicht invullen van voorgeprogrammeerde
en gecustomiseerde metadata op documentniveau door de gebruiker bij openen
en afsluiten van een tekstverwerkingsdocument.
Tips en aanbevelingen voor goede digitale documenten:
– geef kantoordocumenten een duidelijk identificatiekenmerk
– leg de interne structuur van documenten op een expliciete wijze vast: duid de structuur aan met
behulp van opmaakstijlen in plaats van louter en alleen opmaak.
– zorg ervoor dat de inhoud van dynamische velden (bijvoorbeeld automatisch datumveld) is gefixeerd
van zodra het document is gefinaliseerd
– maak afspraken voor het herbruiken van documenten en voor het maken van nieuwe versies
na het definitief vastleggen van de originele versie.
2.3. Digitale dossiervorming
Binnen het digitale klassement worden digitale dossiers gevormd. Alle digitale documenten die
betrekking hebben op een taak, een dossier of een onderwerp worden in dezelfde map samen
bewaard. Op deze wijze wordt de band tussen gerelateerde documenten vastgelegd.
Het vormen van digitale dossiers biedt het voordeel dat binnen de organisatie de mogelijke vindplaatsen
van digitale documenten worden herleid tot één centrale opslagplaats. In plaats van
documenten te verspreiden over lokale harde schijven, fileservers, e-mailsystemen, databanksystemen,
externe dragers, enz. worden de digitale documenten in één centraal dossier samengebracht.
Op die manier verwerft men op een snelle manier een overzicht van alle beschikbare
informatie binnen de organisatie en van alle digitale documenten met betrekking tot één zaak of
één dossier: tekstdocumenten, spreadsheets, e-mails, presentaties, enz.
83