Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

C. Mag digitaal archiveren?
De vraag of digitaal archiveren juridisch wel mag speelt bij veel overheden, maar ook bij bedrijven
en particulieren. Het recht legt expliciet of impliciet heel wat bewaringsplichten op ten aanzien
van bepaalde documenten. Veel van die documenten worden vandaag de dag aangemaakt
met behulp van informaticamiddelen. Maar voldoet een digitaal document wel aan alle juridische
verplichtingen? Of moet dezelfde informatie ook nog op papier bewaard worden?
Het gebeurt uiterst zelden dat een wet expliciet zegt welke vorm een document mag aannemen.
Men ging er oorspronkelijk gewoon van uit dat een document een papieren stuk was. Omdat het
recht meestal vaag blijft over de vorm van een document, is er veel ruimte voor interpretatie. Voor
elk concreet type document moeten we uit allerlei omstandigheden afleiden of het rechtsgeldig in
digitale vorm gemaakt en/of bewaard mag worden. Hierna schetsen we een conceptueel kader om
dit proces te begeleiden.
1. Creatie van een digitaal document
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
Aan de redactie van elk document gaat een voorbereidende fase vooraf. Eerst is er een kladversie,
op papier of in digitale vorm. De definitieve versie van een document wordt in de regel in digitale
vorm opgesteld met behulp van een tekstverwerker. De meeste documenten worden eveneens
afgedrukt.
Soms worden papieren documenten ook omgezet naar een digitale versie via allerlei scanningtechnieken.
In sommige organisaties worden alle inkomende brieven ingescand en enkel nog in
digitale vorm gebruikt.
In principe kunnen al deze stukken in aanmerking komen voor archivering, afhankelijk van hun
archiefwaardigheid. Om te weten of digitaal archiveren afdoende is, moet in de eerste plaats naar
de rechtsgeldigheid van het digitale document gekeken worden.
1.1. Het digitale document is rechtsgeldig
Indien de wet uitdrukkelijk stelt dat het digitale document rechtsgeldig is, dan mag het document
uiteraard aangemaakt worden in digitale vorm. Zo’n uitdrukkelijke bepaling komt erg zelden voor.
De wet tot invoering van de elektronische handtekening 31 geeft enkele voorbeelden:
– de onderhandse akte voorzien van een elektronische handtekening is ontvankelijk
– elke kennisgeving, in de zin van de toezending van een akte van rechtspleging, kan voortaan
ook per e-mail gebeuren.
Wanneer een digitaal document geldig gemaakt mag worden, ligt het voor de hand dat het ook
geldig in digitale vorm bewaard mag worden. Toch is dit niet noodzakelijk altijd het geval.
1.2. Alleen het papieren document is rechtsgeldig
Nog zeldzamer is het geval waar de wet uitdrukkelijk stelt dat een document op een papieren drager
gemaakt moet worden. De reden is eenvoudig: papier was zo vanzelfsprekend dat een uitdrukkelijke
vermelding overbodig was.
Sommige organisaties scannen papieren documenten in om praktische redenen. De digitale versie
van het papieren stuk mag gearchiveerd worden, maar is voor juridische doeleinden vaak onvoldoende.
19