Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > BEWAARSTRATEGIEËN
58
B. Bewaarstrategieën
Digitale archiefdocumenten zijn digitale objecten. Voor de lange termijnarchivering van digitale
objecten kunnen verschillende bewaarstrategieën worden toegepast. Hieronder worden de meest
courante bewaarstrategieën besproken en wordt nagegaan in welke mate deze geschikt zijn voor
de bewaring van digitale archiefdocumenten 7 . Volgende bewaarstrategieën worden besproken:
1. Hard copy
2. Bewaren van de technologie
3. Conversie
4. Migratie
5. DAVID-bewaarstrategie
1. Hard copy
In de hard copy strategie wordt het digitale archiefdocument overgezet naar microfilm of afgedrukt
op papier.
De archiefwetenschap gaat echter uit van de archivering van archiefdocumenten in hun oorspronkelijke,
primaire vorm: wat digitaal (op papier) ontstaat, wordt digitaal (op papier) gearchiveerd.
Bij omzetting naar papier of microfilm gaat een essentiële karakteristiek van het archiefdocument
(“het digitaal-zijn”) verloren. Alleen al vanwege deze reden wordt de hard copy strategie beter niet
toegepast. Bovendien spelen bij overzetting naar papier of microfilm nog andere factoren mee:
– de archiefdocumenten verliezen hun ‘digitale voordelen’ zoals herbruikbaarheid, centrale bewaring
en decentrale terbeschikkingstelling, geautomatiseerde archiefbeschrijvingen en zoekopdrachten,
enz.
– functionaliteiten of bepaald gedrag van het digitale archiefdocument gaan verloren
– voor de vernietiging en de vervanging van archiefdocumenten is de goedkeuring van de Algemene
Rijksarchivaris of diens gemachtigde vereist (art. 5 Archiefwet 24 juni 1955)
– moeilijk te vermijden dat de digitale versies nog worden gebruikt als basis voor de handelingen:
de vertrouwdheid met digitale informatie groeit en de digitale versies zal men in werkprocessen
als de primaire kopie blijven beschouwen én gebruiken
– niet alle essentiële informatie wordt altijd afgedrukt
– niet alle digitale archiefdocumenten kunnen gemakkelijk naar papier of microfilm worden overgezet
(bijvoorbeeld GIS, CAD, multimedia objecten, databanken)
– hogere kostprijs: overzetten naar papier en microfilm is duurder dan digitale archivering.
Afdrukken op papier of overzetten op microfilm kan in principe enkel als tijdelijke archiveringsoplossing
worden toegepast, in afwachting van een volwaardige digitale archiveringsprocedure.
Deze optie is overigens niet toepasbaar voor alle types digitale documenten; enkel digitale archiefdocumenten
met een papieren equivalent kunnen gemakkelijk afgedrukt worden. Een belangrijke
vereiste is dat alle essentiële informatie mee wordt afgedrukt op papier of microfilm.