Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 1 > JURIDISCH LUIK
30
6. Verhouding met het auteursrecht
Sommige bestuursdocumenten omvatten een auteursrechtelijk beschermd werk. De titularis van
het auteursrecht kan zowel een derde zijn als de overheid zelf.
De federale wetten 74 op de openbaarheid van bestuur stellen dat de toestemming van de auteur
niet vereist is om ter plaatse inzage in een document te verlenen of uitleg erover te verstrekken.
Een kopie afleveren van een beschermd werk kan uitsluitend met de toestemming van de auteur,
behalve wanneer de overheid zelf de auteur is. Wanneer de overheid zelf de titularis van het
auteursrecht is, mag zij dit volgens de Commissie voor de Toegang tot Bestuursdocumenten niet
inroepen om de toegang tot bestuursdocumenten te beperken 75 .
Het huidige Vlaamse decreet betreffende de openbaarheid van bestuursdocumenten kent een
analoge bepaling 76 . Het toekomstige Vlaamse decreet stelt enkel dat wanneer de aanvraag tot
openbaarmaking betrekking heeft op een bestuursdocument dat door een intellectueel recht beschermd
wordt, de instantie in haar beslissing hierop moet wijzen 77 . Noch het auteursrecht, noch
het octrooirecht verbieden de overheid om inzage en uitleg in een document te geven. Een kopie
maken van een auteursrechtelijk beschermd werk is op grond van het auteursrecht enkel toegelaten
met de toestemming van de auteur. Deze regel moet niet herhaald worden in het openbaarheidsdecreet.
7. Conclusie
De eindverantwoordelijkheid voor de openbaarheid van bestuursdocumenten ligt bij de archiefvormer,
tenminste tot aan de verplichte deponering bij het rijksarchief. Eerst en vooral moet de
archiefvormer zijn bestuursdocumenten zo ordenen dat het verlenen van inzage in de praktijk
mogelijk is. Zo moet de archiefvormer niet alleen zijn documenten in een systeem organiseren,
maar onder meer ook het e-mail systeem zo opzetten dat professionele e-mail toegankelijk is voor
iedereen.
In principe beslist de archiefvormer over de inwilliging of afwijzing van elke verzoek tot inzage,
zelfs wanneer de documenten in het archief werden gedeponeerd. De archivaris moet verzoeken
tot inzage doorverwijzen naar de bevoegde overheid.