Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > ARCHIVERINGSPROCEDURES
84
Het ordenen van de digitale documenten per dossier of per onderwerp laat de administratie en archivaris
toe de digitale documenten in groep te bewerken. Archiefwaardering en selectie kunnen
dan bijvoorbeeld op dossier- of onderwerpsniveau gebeuren. Dit heeft echter voor gevolg dat een
document in een bepaalde map plaatsen een beslissing is die gevolgen heeft voor bewaring of
vernietiging. Enige controle hierop is aangewezen maar in de praktijk niet altijd even gemakkelijk
te realiseren.
Een essentieel onderdeel van de digitale dossiervorming is het registreren van metadata over de
digitale dossiers. Belangrijke gegevens over de digitale dossiers zijn ondermeer: situering binnen
een bepaald werkproces, beschrijving, relatie met en vindplaats van een verwant papieren dossier,
documenten in het dossier, en bewaartermijn. Deze metadata zijn gemeenschappelijk voor
alle documenten binnen het dossier en dienen op één of andere wijze aan het digitale dossier
gekoppeld te worden. Op die manier stelt men een dossierprofiel samen. De courante besturingssystemen
bieden niet de mogelijkheid om zelf gekozen metadata op mapniveau te registreren.
Met WebDAV-toepassingen of meer geavanceerde documentbeheerssystemen is dit wel
mogelijk. Een tussenoplossing is de ad hoc applicatie die door DAVID werd ontworpen. Deze
applicatie biedt de gebruiker een invulscherm aan en het ingevulde documentprofiel wordt als een
XML-document weggeschreven in de map waarop de metadata betrekking hebben 19 .
De digitale dossier- of onderwerpsmappen vormen de bouwstenen van het digitale klassement.
Aangezien de volgende stappen in de archiveringsprocedure vertrekken vanuit dit klassement,
kan het opnemen van een document in een bepaalde map beschouwd worden als het formele
punt waarop een document effectief een archiefdocument voor de organisatie wordt. Digitale
documenten die geen deel uitmaken van het klassement ontsnappen defacto aan het archiveringssysteem
en worden niet in het digitaal archief opgenomen.
De mappenstructuur en de plaats van de digitale documenten zijn een belangrijk metadatagegeven.
De mappenstructuur weerspiegelt de context waarbinnen documenten worden beheerd en
geeft de relatie tussen de documenten onderling en met het werkproces aan. De mappenstructuur
dient bijgevolg gearchiveerd te worden en wordt bij voorkeur zelfs uitgebreid gedocumenteerd.
Verlies van de mappenstructuur betekent immers verlies van de archiefcontext. Dit is één van de
essentiële componenten van een archiefdocument. Een mogelijke oplossing hiervoor is het