Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
– mogelijkheid tot insluiten van (zelfgedefineerde) metadatavelden
– in staat om de essentiële eigenschappen van het archiefdocument in tijd over te brengen
– bewaren van de authenticiteit van de archiefdocumenten
– autonoom en zelfvoorzienend
– drager en apparaat onafhankelijke opslag mogelijk
– gebruiksvriendelijk.
Deze criteria zijn belangrijk in de keuze van een bepaald bestandsformaat als archiveringsformaat.
Ook bij het toepassen van archiveringsstandaarden houdt men best deze kwaliteitsvereisten voor
ogen. Standaarden kunnen immers op diverse wijzen worden toegepast. De meeste archiveringsformaten
laten de gebruiker toe om een aantal instellingen en parameters te definiëren. Zo kan
men diverse soorten TIFF-, XML- en PDF-bestanden produceren maar niet elk TIFF-, XML- of PDFdocument
is geschikt om op lange termijn te archiveren. Bij afbeeldingen die als TIFF-bestand
worden bewaard, kan JPEG-compressie worden toegepast. Er gaan hierbij niet alleen gegevens
verloren, maar voor de reconstructie is men afhankelijk van de overeenstemmende decompressie.
De kwaliteit van XML-documenten is afhankelijk van de nesting en semantiek van de XMLtags.
PDF-documenten bestemd voor lange termijnbewaring zijn bij voorkeur getagd of op zijn
minst gestructureerd.
De gearchiveerde digitale archiefdocumenten zijn best zo autonoom mogelijk. De afhankelijkheden
voor reconstructie worden best tot een absoluut minimum beperkt. Het ontbreken van één
noodzakelijke schakel in het reconstructieproces kan immers tot verlies van het archiefdocument
leiden. Omwille deze reden worden compressie, encryptie, paswoorden of andere beveiligingsinstellingen
zoveel mogelijk vermeden.
Meer informatie over geschikte archiveringsformaten is beschikbaar op de DAVID-website:
– Digitaal ArchiVeren. rIchtlijn & aDvies, nr. 4: Standaarden voor bestandsformaten
– F. BOUDREZ, Standaarden voor digitale archiefdocumenten, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, 2003
– F. BOUDREZ, en digitaal archiveren, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, 2002.
Voor bepaalde types digitale informatie zijn (nog) geen geschikte archiveringsformaten beschikbaar.
Deze digitale documenten zijn nauw verbonden met de hard- en softwareomgeving waarbinnen
ze werden gecreëerd en kunnen nauwelijks of niet daar buiten worden gebruikt. Dit is
momenteel het geval voor bepaalde multimedia-objecten. In dit geval is het aanbevolen om een
bestandsformaat te zoeken dat aan zoveel mogelijk criteria van een geschikt archiveringsformaat
beantwoordt en waarbij afhankelijkheden maximaal worden vermeden.
Aandachtspunt: archiveer geen gecomprimeerde digitale documenten!
Het toepassen van compressie wordt vermeden vanwege volgende redenen:
– decompressie is een extra reconstructieschakel die botst met het principe om afhankelijkheden
zoveel mogelijk te vermijden
– bij lossy compressie gaat informatie en kwaliteit verloren. Voor audiovisuele archiefdocumenten
wordt het kwaliteitsverlies, de ruis en/of de vervormingen gemakkelijk auditief of visueel
waarneembaar wanneer verschillende compressie-algoritmes opeenvolgend worden toegepast
– het verwerken van gecomprimeerde bitstreams is complexer
– gecomprimeerde digitale documenten zijn kwetsbaarder dan ongecomprimeerde documenten.
Een fout in een gecomprimeerd bestand leidt sneller tot onherstelbaar verlies
– de compressienoodzaak vloeit meestal voort uit technologische beperkingen (verwerking,
opslag, transmissie). Deze restricties zullen ten gevolge van de technologische vooruitgang de
komende jaren soepeler worden of zelfs helemaal verdwijnen.
69