Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

Administratieve overheden zijn slechts vrijgesteld indien de verwerking al is onderworpen aan
specifieke regels waarin de raadpleging, het gebruik en de verkrijging van de verwerkte gegevens
worden geregeld 128 . Het rijksarchief moet hoogst waarschijnlijk beschouwd worden als een administratieve
overheid 129 . De archiefwet en het archief-KB regelen de verkrijging, het gebruik en de
raadpleging van archiefstukken slechts erg summier. Zo zijn er geen duidelijke regels met betrekking
tot de toegang tot archiefstukken jonger dan 100 jaar. Het rijksarchief doet daarom best aangifte
bij de commissie.
6.2. Machtiging van het bevoegd sectoraal comité
Sinds 2003 kunnen bij wet sectorale comités binnen de commissie opgericht worden. Deze sectorale
comités zijn bevoegd om binnen het toepassingsgebied van bijzondere wetgeving alle aanvragen
met betrekking tot de verwerking of de mededeling van gegevens te onderzoeken en er
uitspraak over te doen 130 . Een bestaand voorbeeld is het sectoraal comité van de sociale zekerheid
131 .
In de privacywet zelf wordt een sectoraal comité voor de federale overheid opgericht. Dit comité
is bevoegd voor alle federale overheidsdiensten of openbare instellingen met rechtspersoonlijkheid
die onder de federale overheid ressorteren, tenzij een ander sectorieel comité al bevoegd is.
Elke mededeling van persoonsgegevens vereist een principiële machtiging van het federale sectoraal
comité, dat nagaat of de mededeling wel in overeenstemming is met de wettelijke en reglementaire
bepalingen. De leidende ambtenaar van de dienst of instelling in kwestie mag advies uitbrengen
aan het federale sectoraal comité.
Het rijksarchief is een federale wetenschappelijke instelling die onder de bevoegdheid valt van het
federale sectoraal comité, bij gebrek aan een specifiek sectoraal comité. Vooraleer men toegang
verleent tot de digitale collectie aan andere overheden of aan particulieren, moet het rijksarchief
een principiële machtiging vragen aan het federale sectoraal comité 132 . Tot op heden (31 december
2003) is het federale sectoraal comité nog niet werkzaam.
Archiefvormers die een federale overheidsdienst of federale openbare instelling zijn, zullen eveneens
een machtiging moeten vragen vooraleer ze hun digitale collectie kunnen overdragen aan
het rijksarchief.
Meer informatie:
D. DE BOT, ‘De Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer: ‘Tussen droom en daad
staan er niet alleen wetten in de weg, maar vooral praktische problemen’, T.B.B.R., 2003, afl. 6, 384-402.
7. Overige bepalingen
De privacywet regelt verschillende andere aspecten van de verwerking van persoonsgegevens.
Deze bepalingen worden hierna aangehaald voor de volledigheid. Alleen aspecten die specifiek
van belang zijn voor de digitale archivering in de overheidssector worden belicht. Voor een algemene
bespreking wordt verwezen naar de beschikbare rechtslitteratuur.
7.1. De beveiliging en de vertrouwelijkheid van de gegevensverwerking
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
Artikel 16 §4 luidt als volgt:
“Om de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen, moeten de verantwoordelijke van de verwerking,
en in voorkomend geval zijn vertegenwoordiger in België alsmede de verwerker, de gepaste technische en
organisatorische maatregelen treffen die nodig zijn voor de bescherming van de pesoonsgegevens tegen toevallige
of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van of de toegang
tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
39