Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > ARCHIVERINGSPROCEDURES
92
deze vragen onmiddellijk te koppelen aan de bewaartermijn van de archiefdocumenten en aan de
vereiste om stabiele en vaste documenten te archiveren.
Archiefdocumenten met een beperkte bewaartermijn of waarvan de levensduur niet langer is dan
die van de informatiesystemen zelf kunnen meer dan waarschijnlijk binnen de actieve informatiesystemen
worden bewaard, terwijl voor documenten met een lange bewaartermijn een lange termijnoplossing
buiten het informatiesysteem nodig is.
– in het eerste geval ziet de archivaris er op toe dat de archiefdocumenten binnen de informatiesystemen
worden bijgehouden en raadpleegbaar zijn
– in het tweede geval zorgt de archivaris ervoor dat de archiefdocumenten als conceptuele objecten
worden vastgelegd zodat in de toekomst weergave en interpretatie mogelijk is zonder het
oorspronkelijk informatiesysteem.
Op basis van de identificatie van de archiefdocumenten en hun bewaartermijn gaat de archivaris
na welke onderdelen van het informatiesysteem op lange termijn worden gearchiveerd. De keuze
van de componenten van het informatiesysteem die al dan niet worden gearchiveerd is niet alleen
afhankelijk van de klassieke archiefcriteria, maar ook van de technische vereisten om in de toekomst
de archiefdocumenten op een getrouwe wijze te reconstrueren.
Een hulpmiddel bij het beantwoorden van de WAT-vraag is de voorstelling van een informatiesysteem
als een samenstelling van drie interactieve lagen:
– de data: de volledige databank, een deel van de databank of een bepaalde output
– de logica: de elementen die de input behandelen en de output genereren
– de tools: de programma’s voor input, output en weergave.
Deze drie lagen kunnen gekoppeld worden aan de componenten van het archiefdocument. Vanuit
de identificatie van de essentiële en incidentele componenten van de archiefdocumenten komt
vast te liggen welke laag of welke onderdelen van die laag worden gearchiveerd. Op die manier
wordt bijvoorbeeld in de datalaag een onderscheid gemaakt tussen computerdata en archiefdocumenten
wanneer niet de volledige databank het archiefdocument is. In dit geval zal op basis van
de archiefwaardering een query worden gemaakt op basis waarvan de archiefdocumenten worden
samengesteld. Dit resultaat wordt vervolgens buiten het databanksysteem geëxporteerd en
gearchiveerd. Wanneer daarentegen de databank zelf het archiefdocument is, dient veel aandacht
besteed te worden aan de structuur. Voor hiërarchische databanken is de parent-child relatie van