Activiteitenverslag 2011 van het directoraat-generaal Penitentiaire ...

Focus
Kantinebestellingen beter beheerd
Dankzij een nieuwe leverancier en een elektronische
werkwijze kan de gevangenis van Lantin de kantinebestellingen
efficiënter beheren. Sinds 1993 werkte de
gevangenis samen met een zelfstandige leverancier die in
de kantine zijn stock bewaarde en de bestellingen beheerde
volgens een eigen systeem waarvan de gevangenis
volledig afhankelijk was. Hij deed daarvoor een beroep op
gedetineerden. Het pensioen van deze leverancier was dan
ook voor de gevangenis de perfecte gelegenheid om een
nieuwe leverancier te zoeken en haar kantinesysteem te
verbeteren. Resultaat is een betere dienstverlening aan de
gedetineerden en tijdswinst voor het personeel.
Nieuwe leverancier
Om een nieuwe leverancier te vinden, schreef de centrale
dienst Begroting, Aankopen en Boekhouding een
overheidsopdracht uit. Op 18 mei tekende de gevangenis een
overeenkomst met een bedrijf dat een GB Partner beheert.
Efficiënt beheer van kantinebestellingen
In de kantine van Lantin bestellen de gedetineerden wekelijks
voor 12 000 tot 20 000 euro aan artikelen. In het oude
systeem moesten drie gedetineerden de bestelde artikelen
encoderen in het programma van de leverancier. Om de
bestellingen efficiënter te beheren, besliste de gevangenis
in samenwerking met de directie ICT om de bestelbons
te digitaliseren. De digitale bons worden ingevoerd in het
programma Justix en het geld gaat automatisch van de
rekening van de gedetineerden af. Vervolgens worden de
bestelbonnen elektronisch aangemaakt. De gevangenis maakt
sinds juni 2011 gebruik van dit nieuwe efficiëntere systeem.
De overgang van het oude naar het nieuwe systeem verliep
probleemloos. Het personeel leerde ermee werken en paste
haar werkgewoontes aan.
Het scansysteem betekende bovendien een grote tijdswinst
voor de dienst van de lopende rekeningen in de gevangenis.
Deze werd gereorganiseerd met als resultaat een vlottere en
meer overzichtelijke behandeling van de bestellingen.
Eén bestelbon voor vier kantines
Het systeem voldoet volledig aan de verwachtingen. Naast
gewone en verse artikelen, zorgde de gevangenis er ook
voor dat de gedetineerden via hetzelfde systeem telefoontijd
kunnen aankopen en tijdschriften kunnen bestellen. In plaats
van vier bestelbonnen, moeten de gedetineerden er nu nog
maar één invullen. Met het nieuwe systeem is het noodzakelijk
dat zij dit correct doen en dat zij hier dus de nodige aandacht
aan besteden.
105