Activiteitenverslag 2011 van het directoraat-generaal Penitentiaire ...

Focus
Inschrijving van jongeren voortaan elektronisch
Sinds november 2011 verloopt de inschrijving van
de jongeren in het GFC Everberg elektronisch. De
informatisering van administratieve processen is een
aspect waar het jongerencentrum zich al enkele jaren voor
inzet en heel wat personeelsprocessen zijn dan ook al
geïnformatiseerd. Met de lancering en ingebruikname van
het elektronische inschrijvingsprogramma achter de rug,
wil het GFC nu ook de uitschrijvingsprocedure elektronisch
laten verlopen.
Tijdsbesparend en efficiënt
Het inschrijvingsproces start bij de griffie waarna het
bewakingspersoneel de persoonlijke en verboden
voorwerpen van de jongere in bewaring neemt en hem
kledij geeft. De samenwerking tussen beide groepen was
in dit project dus zeer belangrijk. Bij de inschrijving van
een jongere moet het personeel heel wat documenten
invullen, zoals de inlichtingenfiche, het klasseringsbriefje en
de verklaringen rond levensbeschouwing, telefoongebruik
en het al dan niet beschikken over een advocaat. Dankzij
het elektronische inschrijvingsprogramma is het handmatig
invullen van deze papieren documenten verleden tijd.
On-the-job trainingen
Om alle medewerkers die betrokken zijn bij de
inschrijvingsprocedure wegwijs te maken in het nieuwe
programma organiseert de gevangenis on-the-job
trainingen. De personeelsleden krijgen op rustige
momenten uitleg over hoe zij met het programma moeten
werken.
Hoe verloopt de inschrijving nu?
Het programma loodst de personeelsleden stap voor stap
door de verschillende documenten en toont duidelijk welke
velden zij verplicht moeten invullen. Waar zij voordien op
elk document de identificatiegegevens van de jongere
en de inschrijvingsdatum moesten schrijven, moeten zij
deze gegevens nu slechts eenmaal invoeren omdat de
documenten aan elkaar gekoppeld zijn. Deze werkwijze is
tijdsbesparend en voorkomt fouten.
Het programma drukt de ingevulde documenten bovendien
automatisch af in het vereiste aantal exemplaren. Daarna
moeten de medewerkers enkel alle documenten met de
jongere overlopen en hem deze laten handtekenen. In de
voetnoot van elk document staat ook duidelijk aan wie het
moet worden bezorgd.
69