Activiteitenverslag 2011 van het directoraat-generaal Penitentiaire ...

12
Business Process Management
In juni 2010 besliste het directiecomité van de FOD Justitie om
een Business Process Management (BPM) te implementeren.
Een BPM is een continu proces om de werkprocessen te
beheren en te verbeteren. Om de uitvoering van dat project
te begeleiden en te sturen, werden een BPM-platform en een
stuurgroep opgericht.
Elk directoraat-generaal en elke stafdienst kreeg de opdracht
om een specifieke ondersteuningsstructuur op te richten
en een projectfiche en actieplan op te stellen. Prioritair was
de opmaak van een inventaris van de werkprocessen en het
bepalen van de processen die kritiek zijn voor de organisatie.
De omschrijving van deze laatste processen krijgt voorrang.
common assessment Framework
In 2008 introduceerde het DG EPI in verschillende
gevangenissen het Common Assessment Framework
(CAF). Het gaat om een model van zelfevaluatie voor
overheidsdiensten waarmee de organisatie een analyse kan
maken van haar sterke en verbeterpunten. Op basis van die
analyse kunnen de gevangenissen voor hun toekomstig
operationeel plan projecten opstarten en doelstellingen
vastleggen om de kwaliteit van hun dienstverlening te
optimaliseren.
De ondersteuning van eigen CAF-deskundigen binnen
het DG EPI zorgde voor enkele vernieuwingen om het
instrument aan te passen aan de behoeften van de
gevangenissen. Belangrijke verwezenlijkingen zijn de
opmaak van een model op maat bestemd voor de Belgische
gevangenissen, geconcretiseerd aan de hand van een
Iedere entiteit duidde een BPM-correspondent aan, meestal
ook de BPM-projectleider, om haar te vertegenwoordigen in
het BPM-platform. Sinds maart 2011 komt het BPM-platform
één à twee keer per maand samen. Zij begeleidt de invoering
van het totaalproject en denkt na over de methodologie
die nodig is om het project in de FOD Justitie tot een
goed einde te brengen (communicatie, organisatie van de
structuur, definitie van de rollen, enz.). Daarnaast bestudeert
het platform de functionaliteiten van de BPM-tools voor
modelvorming, analyse en automatisering van de processen.
Ten slotte analyseert zij de moeilijkheden die opduiken bij de
omschrijving van de processen op het terrein.
De medewerkers van de FOD Justitie konden een opleiding
volgen over de methodologie van de omschrijving van
processen in BPMN en over BPM in het algemeen. Veertig
gepersonaliseerde brochure, een nieuw schema met
actieprioriteiten, een affichecampagne en de opleiding van
nieuwe CAF-begeleiders voor de ondersteuning van nieuwe
gevangenissen bij de implementatie van CAF.
De gevangenissen van Arlon, Marneffe, Ieper en Tongeren
voerden in 2011 voor het eerst een CAF-oefening
uit. In totaal gebruiken nu 13 gevangenissen de CAFmethodologie
voor de opmaak van hun operationeel plan.
Een evaluatievergadering met de CAF-deskundigen en
-begeleiders staat op het programma om een balans op te
maken van 2011 en toekomstige initiatieven voor te bereiden.
personeelsleden van het DG EPI namen deel. Zij zullen voor
hun dienst de ‘procescoördinatoren’ zijn. De opleiding maakte
hen vertrouwd met alle begrippen rond BPM en in het
bijzonder met de methodologie van de omschrijving van de
processen in BPMN, de symbolische taal die de FOD Justitie
heeft gekozen voor procesomschrijving.
Het actieplan loopt over vier jaar. De opstelling van dit
plan vergde veel analyse- en coördinatiewerk, rekening
houdend met het aantal diensten binnen het DG EPI, het
aantal verschillende processen dat door die diensten wordt
beheerd en ook het aantal lopende verbeterprojecten. Het
DG EPI ging de uitdaging aan om het grootste deel van haar
sleutelprocessen te omschrijven tegen 2015.