De kwaliteit van de GBA-gegevens gewaardeerd - Vereniging van ...

Stappen in het proces
1. De burger meldt zich aan het loket.
2. De burger vult een inlichtingenformulier in.
3. De burger wordt geïdentificeerd.
4. De ambtenaar haalt de persoonslijst uit het eigen systeem op.
5. De ambtenaar controleert de gewijzigde gegevens.
6. De ambtenaar actualiseert de persoonslijst.
7. De gemeente stuurt de burger een afschrift van de persoonslijst. Deze stap zal in de toekomst verplicht worden.
8. Er bestaat de mogelijkheid dat de burger corrigerend op het aan hem toegezonden overzicht reageert.
Commentaar
Opgemerkt moet worden dat in vergelijking met procedure 1.1 bij deze procedure een kleinere kans is op fouten,
omdat er al gegevens in de GBA aanwezig zijn.
Stap 1: Melding
Deze melding kan tot fouten leiden omdat de burger zich weliswaar meldt, maar voorgeeft een ander te zijn dan hij
is: fraude. Verder kan er ook een fout ontstaan omdat de burger zich juist niet meldt (fraude of nalatigheid).
Tenslotte bestaat er de mogelijkheid dat de burger zich niet meldt en de ambtenaar de procedure opstart (fraude
door de ambtenaar). Al deze mogelijke fouten kunnen invloed hebben op alle gegevenselementen van de persoonslijst.
Stap 2: Formulier
De beoordelingsfouten bij deze stap kunnen Liggen in de onduidelijkheid van het aanmeldingsformulier.
De burger kan dan een beoordelingsfout bij de in te vullen gegevens maken.
Bovendien kan hier per gegeven sprake zijn van fraude, omdat de persoon in kwestie op instigatie van anderen of
uit eigen beweging onjuiste gegevens in kan vullen. Dat betekent dat de fout niet zozeer veroorzaakt wordt door de
onduidelijkheid van het aanmeldingsformulier al s we l door de intentie van de burger.
De bedieningsfouten betreffen schrijffouten. Oorzaken hiervoor kunnen onbekendheid zijn met het Romeins schrift,
analfabetisme, slordigheid etc. aan de kant van de burger.
Stap 3: Identificatie
Bij deze stap kan de identificatie falen. De burger moet zich bij deze procedure persoonlijk melden en de ambtenaar
moet vaststellen dat het inderdaad de persoon is die hij voorgeeft te zijn. Als de identificatie misloopt, dan kan dat
in deze procedure gevolgen hebben voor alle gegevens op de persoonslijst. Dat is echter niet noodzakelijk. Het punt
is echter wel dat waarschijnlijk juiste gegevens (namelijk de gegevens van de opgeschorte persoonslijst) toegeschreven
worden aan de onjuiste persoon. Dat betekent dat naast het falen van de identificatie ook het niet uitvoeren van
de identificatie (nalatigheid van de ambtenaar) tot fouten kan leiden.
Stap 4: Ophalen PL
De geregistreerde gegevens van de burger worden opgezocht in het bestand. Uiteraard dient nu de persoonslijst van
de juiste persoon opgehaald te worden, anders worden ten onrechte gegevens veranderd.
Stap 5: Controle
In deze stap van het proces beoordeelt de ambtenaar de documenten, de status van de documenten en de gegevens.
Deze worden vergeleken met de ingevulde gegevens op het aanmeldingsformulier en de opgehaalde persoonslijst.
Drie soorten beoordelingsfouten zijn mogelijk. Ten eerste kan het voorkomen dat de ambtenaar een document
aanvaardt dat niet geaccepteerd zou mogen worden of hij accepteert niet een document dat wel geaccepteerd zou
moeten worden. Ten tweede is een juiste interpretatie van de hiërarchie van brondocumenten vereist. Ten derde kan
er een beoordelingsfout gemaakt worden in de vergelijking van de gegevens op de verschillende documenten met de
ingevulde gegevens op het aanmeldingsformulier. Ook kan er sprake zijn van elkaar tegensprekende documenten.
Nalatigheidsfouten hebben in deze processtap betrekking op het niet uitvoeren van controles die binnen de
procedure binnen de gemeente zijn afgesproken.
SGBO/De kwaliteit van de GBA-gegevens gewaardeerd 31