De kwaliteit van de GBA-gegevens gewaardeerd - Vereniging van ...

asis van de ontvangen akte van naamswijziging wordt de persoonslijst van de als ingezetene ingeschreven
betrokkene geactualiseerd. Bij adoptie (procedure 2.8) en geslachtswijziging (procedure 2.6) kan deze procedure
ook een rol spelen.
Stappen in het proces
1. De gemeente ontvangt een Koninklijk Besluit of een vonnis van de rechtbank. De onderscheiden gevallen zijn:
(1) Geslachtsnaamswijzigingen:
(a) bij bespottelijke of onwelvoeglijke namen, veel voorkomende namen, namen van vreemde herkomst en
onjuist gespelde namen;
(b) toevoeging van een in het verleden gevoerde naam of van een met uitsterven bedreigde naam;
(c) wijziging van de geslachtsnaam van een kind in die van zijn verzorger. Dat kan zijn de naam van de
moeder, de stiefvader of de pleegouder.
(2) Voornaamswij zigingen.
In het geval van een geslachtsnaamwijziging krijgt de ambtenaar een Koninklijk Besluit en in het geval van een
voornaamswijziging krijgt hij een beschikking.
In het laatste geval krijgt men een vonnis via de rechtbank toegestuurd door de griffier. In de eerste drie
gevallen krijgt men een afschrift van het Koninklijk Besluit als de naam van de betreffende gemeente erin voorkomt.
2. De persoonslijst wordt opgehaald uit het eigen systeem.
3. De beoordelulg van de beschikking of het Koninklijk Besluit.
4. De ambtenaar Burgerlijke Stand stelt een akte van inschrijving van een Koninklijk Besluit tot wijziging van de
geslachtsnaam of een akte van inschrijving van een beschikking tot wijziging van de voornamen op.
5. De gemeente actualiseert de persoonslijst van de betreffende persoon.
6. De gemeente actualiseert de persoonslijsten van de gerelateerden.
Commentaar
Stap l: Ontvangst officieel stuk voor naamswijziging
Veel fout kan er binnen deze processtap niet gaan. Men zou zich kunnen voorstellen dat de gemeente een
Koninklijk Besluit niet ontvangt. Maar naamswijzigingen komen toch al heel weinig voor en het niet ontvangen van
een KB lijkt uitgesloten. Iets anders ligt het met vonnissen. De mogelijkheid van het niet ontvangen hiervan lijkt
reëel.
Stap 2: Ophalen PL
De geregistreerde gegevens wordt opgezocht in het bestand. Uiteraard dient nu de persoonslijst van de juiste
persoon opgehaald te worden, anders worden ten onrechte gegevens veranderd.
Stap 3: Controle
De beoordelulg van de stukken is niet moeilijk en de foutkans daarin is nihil.
Stap 4: Akte naamswijziging
De gegevens van het Koninklijk Besluit of de beschikking worden overgenomen en daar kunnen typefouten in
voorkomen. Er kunnen ook overneemfouten gemaakt worden.
Stap 5: Actualisering PL
De gegevens van de akte moeten overgenomen worden op de persoonslijst. Een beoordelingsfout kan ontstaan bij
de ingangsdatum geldigheid: dat is hetzij de datum van het Koninklijk Besluit, hetzij in het geval van een vonnis de
aktedatum. Verder kunnen type- en overneemfouten gemaakt worden. In de geautomatiseerde variant kunnen de
meeste gegevens automatisch overgenomen worden.
Stap 6: Actualisering PL'en gerelateerden
In principe kunnen in deze stap dezelfde fouten gemaakt worden als in de vorige stap: overneem- en typefouten.
Maar toch ook nog wat meer. Afhankelijk van om welke soort naamswijziging het gaat kan er een doorwerking zijn
naar persoonslijsten van gerelateerden. Dit kan enige problemen geven, vooral in de gevallen dat er veel
persoonslijsten aangepast moeten worden. Allereerst moet de ambtenaar beoordelen welke gerelateerde persoonslijsten
er geactualiseerd moeten worden en verder mag de ambtenaar geen persoonslijst vergeten.
78 SGBO/De kwaliteit van de GBA-gegevens gewaardeerd