De kwaliteit van de GBA-gegevens gewaardeerd - Vereniging van ...

Het vierde geval, een rechtsvennoeden van overlijden, wordt uitgesproken als er vijfjaar verstreken zijn na het
laatste levensteken van de vermiste, of als er drie jaar zijn verstreken als de vermissing in verband staat met
oorlogsomstandigheden of een (natuur)ramp, of als er één jaar is verstreken na het verdwijnen van een vliegtuig
of schip waar de vermiste tot de bemanning behoorde. Op de beschikking staat een datum waarop vermoed
wordt dat de vermiste overleden is. Als de beschikking in kracht van gewijsde is gegaan, wordt er een afschrift
aan de ambtenaar Burgerlijke Stand gezonden.
Een soortgelijke procedure geldt in de vijfde situatie. Bij vaststelling van overlijden in bepaalde gevallen wordt
de akte opgemaakt door de ambtenaar van de Burgerlijke Stand te 's-Gravenhage.
2. De persoonslijst van de overledene wordt opgehaald uit het eigen systeem.
3. De overlijdensakte wordt opgemaakt.
4. De persoonslijst wordt geactualiseerd.
5. De persoonslijst van de huwelijkspartner wordt geactualiseerd.
6. De bijhouding van de persoonslijst van de overledene wordt opgeschort.
Commentaar
Stap 1: Melding
De fouten in deze stap betreffen het niet ontvangen van de benodigde stukken (doktersverklaring, vonnissen etc.) of
het nalaten van het aanvragen van verlof tot begraven of crematie. In principe is er geen specifieke burger verplicht
de aangifte te verzorgen. Over het algemeen wordt de aangifte echter wel gedaan en wel door de begrafenisondernemer.
Buiten het gewone geval is er nogal wat interpretatie- en beoordelingswerk nodig van de situatie. Mede vanwege
het feit dat dat soort situaties zelden voorkomt, kan men daar fouten verwachten. Het verschil tussen een aangifte
van een lijkvinding en een normale aangifte kan klein zijn en vereist daarom ook een nauwkeurige beoordeling.
Fraude is bij de aangifte niet onmogelijk. Voor de akte van overlijden zijn namelijk geen bewijsstukken nodig.
Deze zijn wel vereist voor een verlof tot begraven of cremeren, dat veelal tegelijk met de aangifte geregeld wordt.
De ambtenaar kan de fraude ontdekken indien zo'n verlof niet binnen enkele dagen na het overlijden aangevraagd
is. Dan is de akte echter al opgemaakt en de bijhouding van de persoonslijst opgeschort.
Tijdens de aanmelding van een overlijden kunnen er ook fouten gemaakt worden in de datum en de tijd.
Stap 2: Ophalen PL
De geregistreerde gegevens van de overledene wordt opgezocht in het bestand. Uiteraard dient nu de persoonslijst
van de juiste persoon opgehaald te worden, anders worden ten onrechte gegevens veranderd.
Stap 3: Overlijdensakte
Bij het opmaken van de overlijdensakte kunnen er schrijffouten gemaakt worden. Bovendien moet er bij een
toevallig overlijden contact gezocht worden met de woongemeente van de overleden persoon ter verificatie van de
personalia. Daarin kunnen ook foutjes sluipen en er kunnen foutieve gegevens opgenomen worden.
Stap 4: Actualisering PL
In die systemen waar een Burgerlijke Standsmodule ingebouwd is zal de overname van de gegevens van de
overlijdensakte of de akte van lijkvinding automatisch gaan en geen problemen opleveren. Bij handmatige overname
zijn typefouten mogelijk. Dit geldt ook in de gevallen van toevallig overlijden, dan wordt een bericht verzonden aan
de woongemeente van de overledene, die deze en de volgende stappen in de procedure vervolgt.
Stap 5: Actualisering PL huwelijkspartner
De doorverwerking naar de andere persoonslijsten kan automatisch geregeld zijn en levert dan geen problemen op.
Anders wordt het bij het overlijden van een van de partners die gescheiden leven. De gerelateerde kan dan in een
andere gemeente wonen en dan is een behoorlijk aantal handelingen nodig. Daarbij kunnen in de ontvangende
gemeente weer overneem- en typefouten gemaakt worden.
Verder is het mogelijk dat, bij handmatige verwerking, de gerelateerde volledig vergeten wordt.
Stap 6: Opschorting PL
In theorie kan de ambtenaar de opschorting van de persoonslijst vergeten. De meeste softwarepakketten zullen daar
een automatische voorziening voor hebben.
74 SGBO/De kwaliteit van de GBA-gegevens gewaardeerd