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a produtividade da pessoa a quem
delegaram uma determinada tarefa,
mas também seu entusiasmo,
sua confiança e até sua autoestima.
Como isso acontece? Simples:
as pessoas que delegam não fornecem
as ferramentas necessárias
para que a tarefa seja executada
da melhor maneira possível, não
definem corretamente as metas,
não avaliam a motivação da pessoa
a quem delegaram a tarefa e
assim por diante!
O resultado desse processo de
delegação mal conduzido, como
você deve imaginar, é o pior possível:
muitas vezes, a pessoa que
delega precisa reassumir as rédeas
da meta e investir mais tempo
e energia na execução da tarefa
do que teria se tivesse feito
anteriormente – e não é isso que
se deseja, certo?
Para evitar que isso aconteça,
ajuda muito ter uma checklist para
organizar o processo de delegação
e ver se a pessoa que está recebendo
a responsabilidade de desempenhar
as novas tarefas foi realmente
preparada para fazer tudo corretamente.
A checklist que proponho
é esta (note que a mesma lógica se
aplica a fornecedores e parceiros):
1 Meta
A meta está claramente definida?
Nesses casos, eu recomendo sempre
utilizar a ferramenta 5W2H
para avaliar:
What/O quê: O que precisa
ser feito?
Why/Por quê: Por que precisa
ser feito?
Where/Onde: Onde vai ser
feito (ou onde vai acontecer)?
When/Quando: Quando vai
ser feito (ou terminado)?
Who/Quem: Quem vai fazer
(ou quem vai participar)?
How/Como: Como vai ser feito
(determinação do passo-a-
-passo, plano de ação)?
How much/Quanto ($): Qual
o orçamento e quais os resultados
esperados (definidos da
maneira mais específica possível)?
2 FERRAMENTAS
A pessoa que recebeu a tarefa tem
as ferramentas e os equipamentos
necessários para executá-la? Se
sim, sabe usá-los corretamente,
aproveitando todos os recursos?
3 INFORMAção
A pessoa que recebeu a tarefa tem
os conhecimentos teóricos e as
informações necessárias para
realizá-la? Conhece os procedimentos,
sabe com quem falar,
entende o processo?
4 HABILIDADE
A pessoa que recebeu a tarefa tem
as habilidades necessárias para
realizá-la? Ou seja, ela não apenas
entende o processo e os procedimentos,
mas consegue colocá-los
em prática?
5 TEMPO
A pessoa que recebeu a tarefa tem
um cronograma definido para
atingir a meta? É um cronograma
exequível ou é otimista/pessimista
demais?
6 INDICADORES
Quais são os indicadores pelos
quais a pessoa que recebeu a tarefa
será avaliada? Qual a definição
de “sucesso”?
7 Feedback
Com qual frequência a pessoa que
recebeu a tarefa deve reportar-se
a você para posicioná-lo sobre o
andamento da atividade? Como
você quer receber essas informações
– resumidas ou detalhadas?
8 MOTIVAção
Qual a motivação para a pessoa
realizar essa tarefa? Por que ela
vai fazê-la com agilidade e qualidade?
(Pergunta fundamental e
que raramente é feita!)
9 CONFIANça
De zero a dez, qual o grau de confiança
da pessoa em realizar bem
a tarefa que lhe foi delegada e
atingir a meta? Se diferente de
dez, o que você pode fazer para
ajudá-la a ter confiança máxima?
Ao repassar essas perguntas
com a pessoa que recebeu a incumbência
da delegação, você
aumentará muito a produtividade
dela e, por consequência, a
SUA. Melhor do que isso: estará
desenvolvendo suas habilidades
de liderança e preparando o caminho
para projetos ainda maiores
no futuro.
Para encerrar, a pergunta +1
do título: se você pudesse acrescentar
algo a essa lista com o
objetivo de aumentar a probabilidade
de sucesso ao delegar uma
tarefa ou projeto, qual seria essa
pergunta?
Pense nisso, elabore a sua
checklist e delegue de maneira
mais efetiva daqui em diante.
“Ficar soterrado
em questões
operacionais e
trabalho braçal
raramente
vai fazer
você atingir
patamares
superiores de
excelência e
produtividade.
O segredo,
então, é
aprender a
terceirizar
e delegar
algumas
coisas.”
Raul Candeloro é palestrante
e editor da revista Venda-
Mais. Autor de vários livros,
é também diretor executivo
da Small Giants Community,
diretor do Instituto Venda-
Mais e sócio-diretor da
Soluções VendaMais.
vendamais.com.br - Janeiro 2016 79