MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

dokumenti uni~eni. To je stvar politike uprave in/ali zakonskih zahtev. Zato ta specifikacija
vklju~uje sistemske zahteve, da so omogo~ena ta dejanja, ne vklju~uje pa obsega,
v katerem se uporabljajo.
[t.
Zahteva
4.2.1 ESUD mora vzdr‘evati nespremenljivo kontrolno sled, ki je sposobna avtomati~no
zajemati in shranjevati informacije o:
• vseh dejanjih, ki so potekala na elektronskih dokumentih, zadevah ali klasifikacijskem
na~rtu;
• uporabnikih, ki so za~eli in/ali izvedli dejanja;
• datumu in ~asu dogodka.
Beseda nespremenljivo pomeni, da kontrolne sledi uporabnik nikakor ne more spreminjati
ali uni~iti. Lahko je predmet reorganizacije in kopiranja na prenosne medije,
~e to zahteva npr. program baze podatkov, vse dokler njegova vsebina ostaja nespremenjena.
4.2.2 Ko se enkrat funkcionalnost kontrolne sledi aktivira, mora ESUD slediti dogodkom
brez ro~nih posegov in shranjevati informacije o njih v kontrolni sledi.
4.2.3 ESUD mora vzdr‘evati kontrolno sled tako dolgo, dokler je potrebno, to pa je najmanj,
dokler obstajajo elektronski dokumenti ali elektronske zadeve, na katere se nana{a.
4.2.4 ESUD mora omogo~ati kontrolno sled o vseh narejenih spremembah v:
• skupinah elektronskih zadev;
• posameznih elektronskih zadevah;
• elektronskih mapah;
• elektronskih dokumentih;
• elektronskih zapisih;
• metapodatkih, povezanih s katerokoli na{teto zadevo.
4.2.5 ESUD mora zagotoviti kontrolno sled o vseh spremembah administrativnih parametrov.
Npr. ~e administrator uporabniku spremeni dostopne pravice.
4.2.6 ESUD mora biti sposoben zajemati in hraniti informacije kontrolne sledi o teh dejanjih:
• datumu in ~asu zajema vseh elektronskih dokumentov;
• preklasifikaciji kakega elektronskega dokumenta v drugo elektronsko mapo (glejte
zahtevo 3.4.2);
• preklasifikaciji kake elektronske zadeve v okviru klasifikacijskega na~rta (glejte zahtevo
3.4.1);
• spremembi rokov hrambe elektronske zadeve;
• kakr{nikoli spremembi metapodatkov v povezavi z razredi, elektronskimi zadevami
ali elektronskimi dokumenti;
• datumu in ~asu kreiranja, spremembe in uni~enja metapodatkov;
• spremembi pravic dostopa, ki se nana{ajo na elektronsko zadevo, dokument ali
uporabnika;
• postopkih izvoza ali prenosa, ki smo jih izvajali na elektronski zadevi;
• datumu in ~asu prikaza (glejte Pojmovnik, podpoglavje 13.1);
• postopkih brisanja elektronskih zadev ali dokumentov.
4.2.7 ESUD naj bi administratorju dovoljeval oblikovati pripomo~ke za kontrolno sled, da
lahko izbere dejanja, o katerih se informacije avtomati~no shranjujejo; ESUD mora
zagotavljati, da so izbira in vse spremembe shranjene v kontrolni sledi.
4.2.8 ESUD mora zagotavljati, da so podatki v kontrolni sledi na voljo za pregled na zahtevo,
tako da je posamezne dogodke mogo~e identificirati, da so dostopni vsi podatki,
ki se nana{ajo nanje in da to lahko dose‘emo s poobla{~enim zunanjim osebjem, ki
sistem slabo pozna oziroma ga sploh ne pozna.
4.2.9 ESUD mora biti sposoben izvoziti kontrolno sled za dolo~ene elektronske dokumente,
elektronske zadeve in skupine zadev (brez vpliva na kontrolno sled, ki jo hrani ESUD).
To funkcijo lahko uporabljajo zunanji nadzorniki, ki ‘elijo preiskati ali analizirati sistemske
aktivnosti.
4.2.10 ESUD mora biti sposoben zajeti in shraniti kr{itve (tj. poskuse uporabnika, da bi pri{el
do dokumenta, mape ali zadeve, do katerih nima dostopa) in (kjer so dovoljeni poskusi
kr{itev) poskuse kr{itve kontrolnega mehanizma dostopa.
26
Specifikacija MoReq
Nadzor in varnost