MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

13.3 Opis entitetno relacijskega diagrama
Diagram v podpoglavju 13.2 prikazuje {ir{i kontekst, v katerem obstajajo elektronski dokumenti.
Zaradi jasnosti vklju~uje ve~ podrobnosti o povezavah med papirnimi in elektronskimi dokumenti
in zapisi, kot je primer v drugih poglavjih te specifikacije.
Specifikacija se posebno ne posve~a upravljanju fizi~nih dokumentov, o tem govori samo toliko,
kolikor je potrebno, da se kontinuirani dokumenti na papirju pove‘ejo z elektronskimi dokumenti
v ESUD-u. V skladu s tem je ve~ina entitet na papirju in njihovih povezav prikazana v sivi barvi, ne
pa v ~rni, kot so elektronske entitete.
Treba je poudariti, da je diagram poenostavljen model in ne posku{a prikazati vseh mogo~ih
entitet in povezav. Prikazuje samo tiste, ki so za to uporabo najpomembnej{i. Ne prikazuje npr.
uporabnikov, vlog in podobno.
Preostanek tega besedila opisuje entitete v diagramu in njihove medsebojne povezave.
Klasifikacijski na~rt
Da bi izvajali na~ela poslovanja z dokumentarnim gradivom, mora imeti organizacija vsaj en klasifikacijski
na~rt. Z njim se dolo~a struktura ustroja zadev (ki je zna~ilno hierarhi~no sestavljena iz
{tevilk, nazivov in opisov) za definirani del organizacije.
Nivo
Klasifikacijski na~rt je po navadi prikazan kot hierarhija ali drevesna struktura. Hierarhija zajema
ve~ nivojev, ti pa ustrezajo ’vrhovom’ razredov, skupin, podrazredov itd., s katerimi se opisujejo
klasifikacijski na~rti za fizi~ne sisteme. Vsak nivo ima lahko {e podrejene nivoje.
Razred
Na klasifikacijski na~rt lahko gledamo tudi kot na hierarhijo, sestavljeno iz {tevilnih razredov, tako
kot je drevo sestavljeno iz vej. Vsak razred je na dolo~enem nivoju spojen s hierarhijo. Lahko se {iri
prek ve~ drugih nivojev, vsebuje pa lahko manj{e razrede. Ve~ razredov se lahko za~ne na kateremkoli
nivoju, vendar pa se vsak razred lahko za~ne samo na enem nivoju.
Zadeva
Zadeve se pojavljajo na koncu razredov na kateremkoli nivoju hierarhije, podobno kot je listje na
koncu vej drevesa. Vsaka od njih je bodisi elektronska bodisi fizi~na ali kombinirana zadeva. Fizi~na
zadeva je navaden ovoj, v katerem se shranjujejo fizi~ni zapisi in/ali dokumenti (npr. papir,
avdiokaseta itd., ne pa tudi elektronski dokumenti).
Mapa
Zadeve lahko delimo na mape v skladu s posebnimi pravili. V praksi se nekatere zadeve ne delijo
na mape. Pravila so lahko odvisna od velikosti ali {tevila dokumentov ali pa so odvisna od transakcij
ali ~asovnih obdobij. Izvor te prakse so fizi~ne zadeve, ki naj bi bile omejene z velikostjo in te‘o,
s katero je bilo mogo~e rokovati. Praksa se je po potrebi nadaljevala tudi pri elektronskih zadevah,
zato so jih omejili na velikost, primerno za pregledovanje, prenos itd.
Pojma ’zadeva’ in ’mapa’ se v praksi v~asih uporabljata nenatan~no in jih zamenjujejo. Na primer
uporabnik po navadi zahteva ’zadevo’, ne pa ’mape’ kot bi bilo natan~neje. To je {e posebej
o~itno, kadar je fizi~na zadeva sestavljena iz samo ene mape – takrat ta ni ozna~ena vedno kot
mapa (pogosto se ta oznaka uporabi {ele, ko se odpre druga mapa). V o`jem pomenu se kon~ni
uporabniki vedno sre~ujejo z ’mapami’, vendar je to pogosto poenostavljeno kot ’zadeva’. Okrog
elektronske zadeve in elektronske mape je narisan ~rtkan pravokotnik (in okrog ustreznih fizi~nih
entitet). To naj bi odra`alo dejstvo, da uporaba pojma elektronska ’mapa’ namesto elektronske
’zadeve’ lahko izzove nesporazum.
82
Specifikacija MoReq
Referen~ni model