MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

Prav tako je pove~ana uporaba ponudnikov aplikacijskih storitev (ASP) za upravljanje aktivnih
dokumentov, pa tudi arhivskega gradiva. Organizacije po{iljajo svoje zapise ali dokumente – ra~une,
korespondenco s strankami, hipote~ne zapise itd. – da bi jih ASP indeksiral in shranil. Zapisi so
tako na voljo uslu‘bencem organizacije za pregledovanje prek interneta ali prostranega omre‘ja
(WAN).
Kadar elektronske dokumente upravlja tretja oseba, mora pogodba z izvajalcem storitev jasno
definirati postopke in kontrole za zadovoljitev normativnih zahtev, za uporabo dobre prakse v
zvezi s pravno veljavnostjo elektronskih dokumentov in za zadovoljitev poslovnih zahtev strank za
dostop in razpolo‘ljivost.
Pogodba bo morala vsebovati dolo~be:
• da mora biti standard upravljanja pri izvajalcu storitev vsaj tako dober kot je strankino upravljanje
internih dokumentov;
• da bo stranka kadar koli v prihodnosti sposobna prevzeti dokumente nazaj od izvajalca storitev
in bo {e vedno sposobna nadaljevati upravljanje dokumentov v skladu s standardi organizacije
in hkrati zagotoviti zahteve za pravno veljavnost.
To podpoglavje se intenzivno naslanja na PD 0008 (glejte Prilogo 1, to~ko [5]), podpoglavje 4.14
»Uporaba pogodbenih storitev.«
[t.
Zahteva
11.6.1 Z izvajalcem storitev moramo skleniti pogodbo, ki natan~no dolo~a storitve, ki jih
bomo uporabljali.
11.6.2 Podrobnosti postopka za prenos dokumentov od stranke do izvajalca storitev ter narobe,
od izvajalca storitev do stranke, morajo biti dokumentirane.
Lahko uporabljamo komunikacijske zveze med obema stranema in avtomatsko prena{amo
zadeve in dokumente na dnevni ali redni osnovi. Stranka mora biti prepri~ana,
da je povezava med obema stranema varna in da so uporabljeni protokoli, ki
preverjajo, ali so vsi dokumenti sprejeti in ali so izdelana poro~ila.
11.6.3 Izvajalec storitev mora biti sposoben stranki zagotoviti kopije kontrolne sledi procesa
prejemanja in hrambe dokumentov/zadev.
11.6.4 Izvajalec storitev mora dokazati, da so izpolnjeni pogoji, da je shranjene zadeve/dokumente
in metapodatke mo‘no enostavno prenesti nazaj na strankin ESUD, ne da bi se
izgubila struktura ali vsebina dokumentov. Tudi izvajalec storitev mora imeti na voljo
postopke, ki omogo~ajo stranki prenos posameznih zadev ali dokumentov.
11.6.5 Izvajalec storitev mora biti sposoben zagotoviti stranki hiter dostop do dokumentov,
ki jih upravlja. Izvajalec storitev mora stranki dostaviti bodisi prikaz dokumenta ali
izvorni dokument v ~asu in po ceni, ki sta dogovorjena v pogodbi.
11.6.6 Izvajalec storitev naj bi bil sposoben stranki omogo~iti iskanje, pregledovanje in izpisovaje
dokumentov in/ali zadev iz svoje pisarne.
To se na primer lahko dose‘e z mre‘no povezavo.
11.6.7 Izvajalec storitev naj bi bil sposoben stranki omogo~iti, da pri neposrednem mre‘nem
dostopu (on-line) postavlja zahteve za nalaganje (downloading) ali prenos dokumentov
in/ali zadev med strankinim sistemom ESUD in sistemom za shranjevanje pri izvajalcu
storitev.
11.6.8 Stranka naj bi imela mo‘nost zahtevati poro~ila o dokumentih, ki jih hrani izvajalec
storitev, ter podrobnosti o rokih hrambe, itd. Ta mo‘nost naj bi bila zagotovljena z
neposrednim mre‘nim dostopom (on-line) iz pisarne stranke.
11.6.9 Storitve, specificirane v zahtevah 11.6.6, 11.6.7 in 11.6.8, naj bi:
• imele dogovorjene odzivne ~ase in/ali ~ase obdelave;
• delovale v zanesljivem okolju.
11.6.10 Stranka naj bi preverila, ali je predlagana delovna lokacija sprejemljiva in ali izpolnjuje
varnostne kriterije, ki ustrezajo njenim potrebam.
11.6.11 Stranka naj bi preverila, ali predlagani postopki in procesi upravljanja hrambe dokumentov
niso bolj tvegani, kot pri lastnih postopkih.
Izvajalec storitev bo moral pokazati, da so vsi dokumenti stranke kopirani in da jih je
ob morebitni izgubi mogo~e ponovno vzpostaviti v dogovorjenem ~asu.
11.6.12 Kjer je pomembna varnost dokumentov, naj bi stranka preverila ali bo izvajalec storitev
jam~il za zaupanje vredno zaposleno osebje.
Prednost je, ~e vsi zaposleni pri izvajalcu storitev podpi{ejo sporazum o zaupnosti kot
sestavnem delu pogojev za zaposlitev.
Specifikacija MoReq
Ne-funkcionalne zahteve
61