MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

7 OZNA^EVANJE
Razne entitete ESUD-a (razredi, zadeve, mape, dokumenti) potrebujejo identifikatorje. Ti identifikatorji
morajo biti enoli~ni za vsak pojav katerekoli enitete. Enoli~nost se mora nana{ati na celotni
ESUD ali na ustrezen nivo v hierarhiji. Ker so zahteve za ozna~evanje skupne, so tukaj skupno
predstavljene za razrede, zadeve, mape in dokumente.
[t.
Zahteva
40
Specifikacija MoReq
Ozna~evanje
7.1.1 Kadarkoli se v ESUD-u na novo pojavi katerakoli od na{tetih kategorij, ji mora ESUD
prirediti enoli~ni identifikator (kot je dolo~eno spodaj):
• razred;
• zadeva;
• mapa;
• dokument;
• izvle~ek dokumenta.
7.1.2 Vsi enoli~ni identifikatorji ESUD-a morajo biti:
• enoli~ni znotraj ESUD-a
ali:
• enoli~ni znotraj vi{jega nivoja ustrezne veje v hierarhiji, znotraj katere se pojavljajo.
Kot primer druge opcije je pot
Pogodbe: ime podjetja: korespondenca
enoli~na, vendar se lahko njen zadnji segment ponavlja tudi v kaki drugi poti, npr.
Regionalni razvojni na~rt: javna razprava: korespondenca
7.1.3 ESUD mora biti sposoben shraniti enoli~ne identifikatorje kot metapodatkovne elemente
entitet, na katere se nana{ajo.
7.1.4 ESUD naj bi pri konfiguriranju dopustil dolo~iti format enoli~nega identifikatorja.
Identifikator je lahko {tevil~en ali alfanumeri~en ali pa lahko vklju~uje verigo identifikatorjev
mape in elektronske zadeve nad nivojem dokumenta v klasifikacijskem na~rtu.
7.1.5 ESUD mora:
• samodejno kreirati enoli~ne identifikatorje in prepre~iti, da bi jih uporabniki ro~no
vna{ali ter jih naknadno spreminjali (na primer zaporedno {tevilko)
ali:
• dopustiti uporabniku vnos enoli~nega identifikatorja, vendar {e pred sprejemom
tudi preveriti, ali je res enoli~en (na primer {tevilka ra~una).
Mo‘no je tudi avtomatsko kreiranje enoli~nega identifikatorja, ki je uporabniku skrit,
dopu{~a pa mu vna{anje neenoli~nih znakovnih nizov (npr. priimek) za identifikatorje.
Uporabnik bo uporabljal ta znakovni zapis kot identifikator, ESUD pa ga bo imel za
metapodatek, ki ga je vnesel in ga lahko preiskuje uporabnik.
7.1.6 Ko kreiramo nov elektronski razred ali zadevo znotraj klasifikacijskega na~rta, ki uporablja
strukturirano {tevil~no kodiranje, temelje~e na zaporednem {tevil~enju, naj bi
ESUD na tem mestu znotraj klasifikacijskega na~rta avtomati~no vpisal naslednjo razpolo‘ljivo
zaporedno {tevilko.
Na primer, ~e razred v klasifikacijskem na~rtu ‘e vsebuje zadeve:
900-23-01 Proizvodnja: obdelava naro~il: potrditev naro~il za prodajo
900-23-02 Proizvodnja: obdelava naro~il: izdaja ra~una
900-23-03 Proizvodnja: obdelava naro~il: obdelava zahteve za kredit
^e potem administrator doda novo zadevo temu razredu, naj bi mu ESUD avtomatsko
dodelil oznako 900-23-04.
Podobno je, ~e administrator doda nov razred v razredu Proizvodnja, naj bi mu ESUD
avtomatsko dodelil oznako 900-24.
7.1.7 Ko ESUD avtomatsko oblikuje enoli~ne identifikatorje, naj bi administratorju dopustil,
da pri konfiguraciji dolo~i za~etno {tevilo (npr. 0, 00, 100) in prirastek (npr. 1, 10); ta
se nato uporablja v vseh primerih.