MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

Mo‘nost brisanja mora biti strogo nadzorovana, da bi zavarovali splo{no celovitost dokumentov.
V kontrolni sledi je treba predvsem hraniti informacije o brisanju podatkov, sled o izbrisanem(ih)
dokumentu(ih) pa mora ostati v ovojih, ki jih to zadeva.
Administratorji morajo v~asih objaviti ali narediti dostopne dokumente, ki {e vedno vsebujejo
ob~utljive informacije. To lahko izvira iz predpisov za varovanje podatkov, varnostnih razlogov,
komercialnega tveganja itd. Zato morajo biti administratorji sposobni odstraniti ob~utljive informacije,
ne da bi to vplivalo na osnovni dokument. Proces se tukaj imenuje redakcija in ESUD hrani
tako originalni dokument kot redigirano kopijo; ta se tukaj imenuje »izvle~ek« dokumenta. Upo-
{tevajte, da so potrebe po izvle~kih v vsaki dr‘avi druga~ne, odvisno od tradicije.
Brisanje in spreminjanje obravnava tudi poglavje 5.
[t.
Zahteva
9.3.1 ESUD mora dovoljevati obveznost ali opcijo, ki prepre~uje, da bi katerikoli administrator
ali uporabnik zbrisal ali premestil katerikoli dokument, ki je bil enkrat zajet. To
pomeni, da katerakoli zahteva za administratorja, da upo{teva dokument kot »zbrisan«
(kot v zahtevi 9.3.7) ali »prestavljen« (kot v zahtevi 3.4.1), pomeni, da je dokument
primerno ozna~en in je, ~e je bil prestavljen na novo lokacijo, tam vstavljena
kopija ali kazalec.
Zahteva ne vpliva na preme{~anje ali uni~enje dokumentov v skladu z roki hrambe, ki
so opisani v podpoglavju 5.3.
9.3.2 ESUD naj bi ob vzpostavitvi programa kot alternativo zahtevi 9.3.1 omogo~al, da
»brisanje« dokumenta izvedemo kot uni~enje dokumenta.
9.3.3 Administrator mora biti sposoben spremeniti stopnjo tajnosti posameznih dokumentov.
Navadno se to zahteva, da dokumentom zmanj{amo dodeljeni nivo za{~ite, ko se
s~asoma njihova ob~utljivost zmanj{a.
9.3.4 Administrator mora biti sposoben spremeniti stopnjo tajnosti vseh dokumentov v zadevi
ali razredu z eno operacijo. ESUD mora zagotoviti opozorilo, ~e ima katerikoli
dokument zni‘ano stopnjo tajnosti, in pred izpeljavo operacije po~akati na potrditev.
Navadno se to zahteva, da dokumentom zmanj{amo dodeljeni nivo za{~ite, ko se
s~asoma njihova ob~utljivost zmanj{a.
9.3.5 V zvezi s podporo zahtevama 12.4.10 in 4.6.2 mora biti administrator sposoben spremeniti
stopnjo tajnosti zadeve.
9.3.6 ESUD mora zapisati vse podrobnosti kakr{nekoli spremembe stopnje tajnosti v metapodatkih
dokumenta, mape ali zadeve, na katero se nana{a.
9.3.7 Administratorju mora biti dovoljeno brisanje razredov, zadev, map in dokumentov
(glede na opcijo izbrano v 9.3.1). Ob vsakem takem brisanju mora ESUD:
• iz~rpno zabele‘iti brisanje v kontrolni sledi;
• izdelati posebno poro~ilo za administratorja;
• zbrisati celotno vsebino zadeve ali mape, ko je ta zbrisana.
• zagotavljati, da ne bo izbrisan noben zapis, ~e bi to povzro~ilo spremembo drugega
dokumenta (npr. ~e je zapis del dveh dokumentov – glejte zahtevo 6.1.5 – in je eden
od obeh zbrisan);
• posebej opozoriti administratorja na katerokoli povezavo iz druge zadeve ali dokumenta
z zadevo ali mapo, ki je namenjena brisanju, in zahtevati potrditev pred
koncem brisanja;
• ob vsakem ~asu ohranjati celovitost metapodatkov (zlasti glede na zahtevi 12.4.20
in 12.7.24).
Ta funkcionalnost je mi{ljena samo za izjemne okoli{~ine.
9.3.8 Administrator mora biti sposoben spremeniti katerikoli element, ki ga v metapodatke
vnese uporabnik. Informacije o vsaki taki spremembi moramo shraniti v kontrolni
sledi.
Ta funkcionalnost omogo~a administratorju popravljati napake uporabnikov, kot so
napake pri vnosu podatkov, ter vzdr‘evati dostope uporabnikov in skupin.
9.3.9 ESUD mora dovoljevati administratorju izdelati kopijo dokumenta za potrebe redakcije.
Ta kopija se bo v tej specifikaciji imenovala izvle~ek dokumenta.
9.3.10 ESUD naj bi omogo~al funkcionalnost za odstranitev ali skrivanje ob~utljivih informacij
v izvle~ku; to vklju~uje najmanj:
• odstranitev posameznih strani iz ve~stranske slike dokumenta;
• dodajanje zatemnjenih pravokotnikov za prekritje ob~utljivih imen ali besed;
• kakr{nekoli druge funkcije, zahtevane za video- oz. avdioformate, ~e obstajajo.
Specifikacija MoReq
Administrativne funkcije
47