MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

5.1.10 ESUD mora omogo~ati najmanj te odlo~itve za vsak rok hrambe:
• trajna hramba;
• pripraviti za pregled na prihodnji datum, ki je definiran v zahtevi 5.1.11;
• uni~iti na bodo~i datum, ki je definiran v zahtevi 5.1.11;
• prenesti na prihodnji datum, ki je definiran v zahtevi 5.1.11.
5.1.11 Vsak seznam rokov hrambe mora omogo~ati dolo~anje prihodnjih rokov hrambe (kot
je definirano v 5.1.10) z datumi, ki so dolo~eni na ta na~in:
• po preteku dolo~enega obdobja od odprtja zadeve;
• po preteku dolo~enega obdobja po zaklju~ku zadeve;
• po preteku dolo~enega obdobja, ko je zadevi dodan zadnji dokument;
• po preteku dolo~enega obdobja, ko je dokument iz zadeve zadnji~ uporabljen;
• po preteku dolo~enega obdobja, po dolo~enem dogodku (ki je opisan v seznamu in
ga ESUD ne bo avtomati~no prepoznal, ampak mu ga bo javil administrator; npr.
»po podpisu pogodbe«);
• ozna~eno kot »neomejeno« za pojasnitev dolgoro~ne hrambe dokumentov.
Ker zgornje navedbe vklju~ujejo splo{ne mo‘nosti, je mo‘no, da bodo imeli nekateri
dokumenti tak{ne zahteve za hrambo, ki tukaj niso na{tete.
5.1.12 ESUD mora podpirati roke hrambe, ki trajajo od enega meseca do 100 let (za zahteve
pod 5.1.11).
Ta spodnja in zgornja meja sta predlagani kot poljubni periodi, da bi se v praksi izognili
omejitvam. Ker ni verjetno, da bi kak{en ESUD obstajal 100 let, bo zahteva s tem
v zvezi dovoljevala izvoz dokumentov v prihodnje sisteme, ne da bi bilo potrebno
popravljati sezname rokov hrambe.
5.1.13 ESUD mora avtomatsko zapisati in poro~ati administratorju o vseh dejavnostih odbiranja
in izlo~anja.
5.1.14 ESUD mora omogo~iti dodeljevanje roka hrambe zadevi, ki ima lahko prednost pred
rokom hrambe, dolo~enem razredu, ki mu zadeva pripada.
5.1.15 ESUD mora dovoljevati administratorju dopolniti katerikoli rok hrambe, dodeljen katerikoli
zadevi na katerikoli to~ki njenega ‘ivljenjskega ciklusa.
5.1.16 ESUD mora dovoljevati administratorju spremeniti katerikoli rok(e), priklju~en(e) zadevi,
na katerikoli to~ki njenega ‘ivljenjskega ciklusa.
5.1.17 ESUD naj bi dovoljeval definiranje zbirke procesnih pravil, ki naj bi jih uporabljali kot
pripomo~ek za opozarjanje pred za~etkom odbiranja in izlo~anja dolo~enih zadev in
razredov. Npr.:
• pregled zadev in vsebin, ki ga izvaja dolo~en upravnik ali administrator;
• obvestilo administratorju, ~e ima zadeva dolo~en nivo varnosti.
5.1.18 ^e administrator preme{~a elektronske zadeve ali dokumente med razredi klasifikacijskega
na~rta, naj bi ESUD po mo‘nosti dovoljeval, da obstoje~(i) rok(i) hrambe, ki jih
uporabljamo za te dokumente, nadomesti rok hrambe razreda, v katerega so dokumenti
premaknjeni.
5.2 Pregled
Pregled je proces preverjanja zadev, ko pride datum ali se zgodi dogodek, ki je bil dolo~en z rokom
hrambe, da se odlo~imo, ali jih bomo ohranili, prenesli v drug sistem ali uni~ili. Pregledovalec
lahko ocenjuje metapodatke, vsebino ali oboje. V nekaterih okoljih se roki hrambe uporabljajo za
odbiranje in izlo~anje brez pregleda.
Odbiranje in izlo~anje dolo~enih dokumentov sta predmet zakonov in predpisov. Pregled mora
potekati na na~in, ki je v skladu s temi zakoni in predpisi in kjer je to potrebno, v sodelovanju z
odgovornimi arhivi. Nadaljnja razprava o teh vpra{anjih presega okvire te specifikacije.
[t.
Zahteva
5.2.1 ESUD naj bi bil sposoben redno opozarjati administratorja na vse roke hrambe, ki
bodo za~eli veljati v posameznih ~asovnih obdobjih in ponuditi kvantitativna poro~ila
o obsegu in vrstah dokumentov.
5.2.2 Administrator naj bi bil sposoben dolo~iti pogostost poro~il o rokih hrambe, vrsto
sporo~enih podatkov in poudariti izjeme, kot so prekora~itve odbiranja in izlo~anja.
5.2.3 ESUD mora podpirati postopek pregledovanja s prikazom elektronskih zadev, ki naj bi
bile pregledane, z njihovimi metapodatki in informacijami o rokih hrambe (razlog) na
Specifikacija MoReq
Roki hrambe ter odbiranje
in izlo~anje
31