MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

lahko informacije, shranjene na zastarelih napravah, ki niso prekopirane na drug medij, za vselej
izgubijo, ~e naprava zataji.
Enak problem se pojavi pri ra~unalnikih, ki upravljajo aplikacije in hrambo.
Nedvomno je strategija za izogibanje temu tveganju spremljanje statusa strojne opreme in migracija
podatkov na nov, sodoben medij, {e preden zastaranje izpostavi informacije tveganju. Vsekakor
naj bi izbrali medije in strojno opremo, ki imajo dalj{o pri~akovano dobo trajanja. Z drugimi
besedami, popularen ali ’vodilni na tr`i{~u’ je lahko bolj{a izbira kot nov in zadnji krik tehnike.
Zastarevanje formata
Zastarevanje formatov predstavlja najte‘avnej{i problem za vsako obdobje, dalj{e od nekaj desetletij.
Problem se pojavlja zato, ker se mnoge komponente programske opreme, vklju~ene v procesno
»verigo« med medijem in prikazanimi informacijami, nenehno razvijajo. Komponente obsegajo:
• standarde programiranja;
• formate datotek;
• aplikacije;
• baze podatkov in preostalo storitveno programsko opremo;
• operacijske sisteme.
Njihov razvoj je pospe{en, razli~ne komponente pa se razvijajo na razli~ne na~ine in v razli~nih
stopnjah. Nekatere razvite verzije ostanejo kompatibilne s prej{njimi formati. Vendar pa nekatere
ne ohranjajo kompatibilnosti – in to {e posebej dr‘i za obdobja dalj{a od le nekaj desetletij. Kot je
opisano zgoraj, se zaradi potrebe po migraciji na novej{o strojno opremo ni mogo~e izogniti
razvoju z ’zamrznitvijo’ konfiguracije. Nova strojna oprema pogosto zahteva novo pogonsko programsko
opremo, le-ta pa spet nov operacijski sistem in tako naprej.
Trenutno so priznane te tehnike:
• migracija (konvertiranje informacij v nove formate, do katerih je mo‘no dostopati z obstoje~o
strojno in programsko opremo);
• emulacija (preme{~anje informacij na novo strojno opremo, vendar z dodatno komponento
programske opreme, ki posnema staro strojno opremo in tako omogo~a izvajanje stare aplikativne
programske opreme);
• ohranitev tehnologije (stalno vzdr‘evanje originalne strojne opreme; na dalj{i rok ni prakti~no);
• povezovanje podatkov in programske opreme (teoretski pristop, ki {e ni bil razvit v ~asu pisanja
te specifikacije; glejte BS 7978 v Prilogi 7, 1. del).
^eprav je veliko raziskovalnega dela posve~enega zmanj{evanju tveganj, pa v ~asu pisanja te specifikacije
ni obstajala enostavna, generi~na metoda, ki bi zagotavljala trajen dostop do elektronskih
dokumentov. Splo{no prepri~anje je, da sta migracija in/ali emulacija verjetno najvarnej{i
opciji. V praksi bosta obe zahtevali, da posebno pozornost posvetimo ohranitvi metapodatkov –
glejte spodaj.
Vendar pa so obse‘ne migracije redko izvedljive brez te‘av. To se lahko ka‘e v izgubi posameznih
enot, v~asih pa tudi v izgubi funkcionalnosti, podrobnosti, ali drugih zna~ilnosti.
Podobno velja, da obse‘ne dolgoro~ne emulacije ne poznamo dobro. Tudi pri tej obstaja tveganje
izgube funkcionalnosti in drugih zna~ilnosti.
Te‘ave se kopi~ijo pri ponovljenih migracijah ali emulacijah. Nih~e ne more predvideti narave
migracij ali emulacij, ki bodo morda potrebne. Nih~e tudi ne more predvideti posledic ponovljenih
migracij ali ve~ »slojev« emulacij.
Najprimernej{a strategija je, da informacije hranimo samo v {iroko sprejetih, stabilnih, odprtih
formatih (tj. v formatih, ki so vsestransko dokumentirani v javno dostopnih specifikacijah), ki
imajo dalj{o pri~akovano dobo trajanja. Enako kot pri strojni opremi bolj priporo~amo ’vodilne na
trgu’ kot pa neuveljavljene ali ’zadnji krik tehnike’. Predlagamo tudi izogibanje lastni{kim formatom,
katerih specifikacije niso javno razpolo`ljive. Tu je tudi samoumevna posledica, da bo organizacija
pri izbiranju formatov potrebovala strokovna znanja.
Zaradi nestanovitnosti multimedijskega tr‘i{~a in lastni{kih formatov, ki jih le-to uporablja, razmere
na multimedijskem podro~ju {e posebej zbujajo skrb.
Ker ta problem zahteva poseben odgovor za vsako organizacijo, podrobna razprava na splo{ni
ravni te specifikacije ne bi bila uporabna. Vendar pa je treba poudariti, da vsak pristop vklju~uje
izdatek – za strojno in programsko opremo, pripravo in konverzijo podatkov ter za upravljanje –
vendar nobeden ne bo zagotovil dostopanja, ~e ne bo prakti~no vpeljana strategija za dolgoro~no
hrambo, preden postane dostopnost problemati~na. Z drugimi besedami: dolgotrajna hramba
zahteva preventivne izdatke, vi{ina teh pa se lahko zelo pove~a. V konceptu je to podobno hrambi
arhivskega gradiva na papirju, le da bodo v nekaterih primerih stro{ki ve~ji. Kjer se zahteva dolgo-
Specifikacija MoReq
Ne-funkcionalne zahteve
63