MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

4.4.2 Funkcija sledenja mora zapisati informacije o gibanju, te pa vklju~ujejo:
• enoli~ni identifikator zadeve ali dokumentov;
• trenutno lokacijo kot tudi {tevilo prej{njih lokacij, ki jih je dolo~il uporabnik (lokacije
naj bi dolo~al uporabnik);
• datum po{iljanja/premikanja zadeve z lokacije;
• datum sprejema zadeve na lokacijo (za prenose);
• uporabnika, odgovornega za premikanje (kjer je potrebno).
4.4.3 ESUD mora ohranjati dostop do vsebine elektronskega dokumenta, vklju~no z mo‘-
nostjo za prikaz le-te ter ohranitve njene strukture in formata v ~asu in tekom generacij
programov za poslovanje z dokumentarnim gradivom.
To je mo‘no, ni pa nujno, izvesti z uporabo programa za pregledovanje ve~jega {tevila formatov.
Podpoglavje 11.7 ponuja nadaljnje podrobnosti o vpra{anjih dolgoro~nega prikaza.
4.5 Avtenti~nost
Politika podjetja in zahteve poslovnih procesov za hranjenje dokumentov dolo~ajo, katere dokumente
naj zajamemo in kdaj. Bistveno je, da se od takrat, ko je dokument zajet, vsi njegovi deli,
struktura in metapodatki, potrebni za zagotovitev avtenti~nosti dokumenta, ne spreminjajo ve~.
Da bi ohranili svojo avtenti~nost, moramo zajete dokumente ohraniti v nespremenljivi obliki in jih
v celotnem ‘ivljenjskem ciklusu zavarovati pred namernimi ali naklju~nimi spremembami vsebine,
konteksta, strukture in izgleda.
[t.
Zahteva
4.5.1 ESUD mora omejiti dostop do sistemskih funkcij v skladu z vlogo uporabnika in strogim
administrativnim nadzorom sistema.
To je potrebno za zavarovanje avtenti~nosti elektronskih dokumentov.
4.5.2 Kjer je mogo~e in potrebno, naj bo ESUD sposoben opozoriti na poskus zajetja dokumentov,
ki so nepopolni in neskladni (nekonsistentni) na na~in, ki bi kasneje ogrozil
njihovo navidezno avtenti~nost.
Npr. naro~ilo za nakup brez veljavnega elektronskega podpisa ali ra~un nepriznanega
dobavitelja.
4.5.3 Kjer je mo‘no in potrebno, naj bi bil ESUD sposoben opozoriti na poskus zajema
dokumenta, pri katerem bodo~e preverjanje njegove avtenti~nosti ni mo‘no.
4.5.4 ESUD mora prepre~iti, da bi uporabniki in administratorji kakorkoli spreminjali vsebino
elektronskih dokumentov (razen ~e je sprememba del poslovnega in/ali dokumentarnega
procesa, kot je navedeno drugje v tej specifikaciji).
4.6 Stopnje tajnosti
Podpoglavje 4.1 opisuje zahteve za nadzorovanje dostopa uporabnikov ali skupin. V nekaterih
okoljih, {e posebej tistih, ki so vpletena v nacionalno varnost, je treba z uporabo sistema stopenj
tajnosti in varnostnih dovoljenj {e bolj omejiti dostop. Ta dovoljenja so nad vsemi pravicami dostopa,
ki bi bile morda dodeljene z uporabo funkcij, opisanih v podpoglavju 4.1. Zahteve v tem
podpoglavju se nana{ajo le na okolja, ki imajo tak{ne potrebe.
To dose‘emo z dodeljevanjem ene ali ve~ »stopenj tajnosti« razredom, zadevam ali dokumentom.
Pojem »stopnja tajnosti« v tej specifikaciji uporabljamo v pomenu »enega ali ve~ pojmov, povezanih
z dokumentom, ki definirajo pravila za dostop do dokumenta«. Upo{tevajte, da ta pojem
uporabljamo izrecno v tej specifikaciji in ni splo{no uporaben.
Uporabnikom je lahko dodeljeno eno ali ve~ varnostnih dovoljenj, ki prepre~ujejo dostop do vseh
razredov/zadev/dokumentov, ki imajo vi{jo stopnjo tajnosti.
Stopnje tajnosti so lahko sestavljene iz podstopenj. Nekatere podstopnje so po naravi hierarhi~ne.
Druge podstopnje so lahko urejene razli~no, po navadi na na~in, ki je v organizaciji ali sektorju
enkraten. Ta specifikacija podrobno opisuje le zahteve za hierarhi~no organizirane podstopnje.
[t.
Zahteva
28
Specifikacija MoReq
Nadzor in varnost
4.6.1 ESUD mora dovoliti, da dokumentu dodelimo stopnjo tajnosti.
4.6.2 ESUD mora v ~asu vzpostavitve programa dovoliti izibro teh mo‘nosti:
• dodelitev stopnje tajnosti razredom, zadevam ali mapam;
• elektronski razredi, zadeve ali mape nimajo oznake stopnje tajnosti.