MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

10 DRUGE FUNKCIONALNOSTI
Poglavje vsebuje zahteve, ki lahko ustrezajo funkcionalnostim, tesno povezanim z upravljanjem
elektronskih dokumentov. Pokriva zahteve za upravljanje fizi~nih dokumentov v ESUD-u, upravljanje
zapisov, delovni tok, elektronske podpise in druge mehanizme za avtentikacijo.
Upo{tevajte, da ta specifikacija ne govori o potrebi po vzdr‘evanju fizi~nih dokumentov. Taka
potreba lahko obstaja ali pa ne, odvisno od zakonodajnega in regulatornega okolja. Kjer je tak{na
potreba, moramo paziti, da se ohrani ta celovitost in uporabnost elektronskih in fizi~nih dokumentov,
kot celot. Ta vpra{anja naj bi usmerjala primerna organizacijska politika.
V vsakem primeru so zahteve prikazane na visokem nivoju. Ker ne definirajo bistvenih funkcij
nekega ESUD-a, so namenoma bolj usmerjevalne kot dokon~ne.
Podpoglavja v tem poglavju navajajo zahteve za ta podro~ja:
• upravljanje neelektronskih dokumentov (podpoglavje 10.1);
• hramba ter odbiranje in izlo~anje kombiniranih zadev (podpoglavje 10.2);
• upravljanje zapisov (podpoglavje 10.3);
• delovni tok (podpoglavje 10.4);
• elektronski podpisi (podpoglavje 10.5);
• {ifriranje (podpoglavje 10.6);
• elektronski vodni znaki itd. (podpoglavje 10.7);
• skladnost delovanja in odprtost (podpoglavje 10.8).
10.1 Upravljanje neelektronskih dokumentov
Skladi{~e dokumentov organizacije lahko vsebuje dokumente na papirju in drugih medijih, kot so
video-, avdiokasete, ter tudi elektronske dokumente. Imenujejo se »fizi~ne zadeve«. ESUD naj bi
bil sposoben evidentirati fizi~ne zadeve po istem klasifikacijskem na~rtu kot elektronske dokumente
in zagotoviti upravljanje »kombiniranih zadev« elektronskih in fizi~nih dokumentov.
[t.
Zahteva
10.1.1 ESUD mora biti sposoben definirati fizi~ne zadeve in mape v klasifikacijskem na~rtu in
dovoliti, da fizi~ne dokumente v teh mapah prikazujemo in upravljamo na enak na~in
kot elektronske.
10.1.2 ESUD mora definirati v klasifikacijskem na~rtu zadeve, ki (logi~no) vsebujejo tako elektronske
kot tudi fizi~ne dokumente in mora dovoliti, da obe vrsti dokumentov upravljamo
na povezan na~in.
Te zadeve se v tej specifikaciji imenujejo ’kombinirane zadeve’. V praksi bodo kombinirane
zadeve vsebovale tako elektronske kot fizi~ne zadeve.
10.1.3 ESUD mora dovoljevati fizi~ni zadevi, ki je kot kombinirana povezana z elektronsko,
uporabo istega naslova datoteke in {tevil~ne referen~ne kode, toda z dodano navedbo,
da gre za kombinirano zadevo.
10.1.4 ESUD mora dovoljevati oblikovanje razli~nih naborov metapodatkovnih elementov za
fizi~ne in elektronske zadeve. Metapodatki za fizi~ne zadeve morajo vklju~evati informacijo
o fizi~ni lokaciji fizi~ne zadeve (glejte zahtevo 12.5.7).
10.1.5 ESUD naj bi podpiral sledenje fizi~nih zadev z uporabo pripomo~kov za odjavo, prijavo
in posredovanje naprej, ki odra‘ajo trenutno lokacijo zadeve.
10.1.6 ESUD mora zagotoviti, da priklic kombinirane zadeve prikli~e tudi metapodatke za
elektronske in fizi~ne dokumente, ki so povezani z njo.
10.1.7 Kjer imajo zadeve stopnjo tajnosti (glejte zahtevo 4.6), naj bi ESUD zagotavljal, da
kombinirani fizi~ni zadevi dodelimo enako stopnjo tajnosti kot povezani kombinirani
elektronski zadevi.
Specifikacija MoReq
Druge funkcionalnosti
49