MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

ESUZ …
• dovoljuje spreminjanje zapisov in/ali
njihov obstoj v raznih verzijah;
• lahko dovoli, da lastniki bri{ejo
svoje zapise;
• lahko vklju~uje nekatere kontrole
hrambe;
• lahko vklju~uje strukturo hrambe zapisov,
ki je lahko pod nadzorom uporabnikov;
• v prvi vrsti je namenjen vsakodnevni
uporabi zapisov pri teko~em poslovanju.
ESUD …
• prepre~uje spreminjanje
dokumentov;
• prepre~uje brisanje dokumentov,
razen v strogo nadzorovanih okoli{~inah;
• vklju~evati mora strog nadzor
nad hrambo;
• mora vklju~evati natan~no strukturo
ureditve dokumentov (klasifikacijski na~rt);
vzdr‘uje jo administrator;
• lahko podpira vsakodnevno delo,
toda namenjen je tudi zagotovitvi varne
hrambe dokumentov, pomembnih
za poslovanje.
Ostanek tega podpoglavja podrobno razlaga klju~ne zahteve, ki jih je potrebno upo{tevati pri
pripravi enotne re{itve ESUD/ESUZ. Zahteve uporabljamo le tam, kjer je ESUZ sestavni del re{itve.
[t Zahteva
10.3.1 ^e je ESUZ del ESUD-a ali je z njim tesno povezan, mora biti ESUZ sposoben avtomatsko
zajeti elektronske zapise, ki nastajajo med poslovanjem in jih predati v proces
evidentiranja v ESUD.
10.3.2 ESUD mora biti s pripomo~ki za upravljanje zapisov sposoben:
• zajeti elektronski zapis z enim postopkom;
• evidentirati elektronski zapis in kasneje dokon~ati zajetje.
10.3.3 Uporabniki naj bi bili sposobni evidentirati zapis znotraj ESUZ-a ali aplikacije, povezane
z ESUZ-om.
Ta zahteva je posebej pomembna, kjer se ESUZ/ESUD uporablja v okolju splo{ne pisarne.
V mnogih primerih jo lahko razumemo kot obvezno.
10.3.4 Uporabnik v ESUZ-u ali aplikaciji, povezani z ESUZ-om, mora biti sposoben ve{~e prenesti
zapis v ESUD in iz njega, da bi zapis evidentiral kot dokument znotraj ESUZ-a.
10.3.5 ESUD mora biti s pripomo~ki za upravljanje zapisov sposoben pridobiti elemente metapodatkov
neposredno iz aplikacije za izdelavo zapisov in dovoliti, da uporabnik dodaja
nove elemente metapodatkov.
Npr. ~as izdelave in uporabnika, ki je izdelal zapis in metapodatke, prepoznavne iz
strukturiranih polj v okviru zapisov, ~e le-ti obstajajo, kot sta datum in zadeva.
10.3.6 ESUD mora biti sposoben dodati vmesnike novim aplikacijam ESUZ, ko jih organizacija
vpeljuje v uporabo.
10.3.7 ESUD naj bi bil s pripomo~ki za upravljanje zapisov sposoben upravljati elektronske
zapise (ki niso bili evidentirani kot dokumenti) v kontekstu istega klasifikacijskega
na~rta ter z istim mehanizmom nadzora dostopa kot pri elektronskih dokumentih.
10.3.8 Kjer je ESUZ sestavni del ESUD-a ali je tesno povezan z dolo~enim ESUD-om, naj bi bili
pripomo~ki za vzdr‘evanje klasifikacijskega na~rta povezani.
10.3.9 S pripomo~ki za upravljanje zapisov naj bi bil ESUD sposoben upravljati razli~ice elektronskega
zapisa kot lo~ene, toda povezane entitete, s tem da bi bila ohranjena povezava
med njimi.
10.3.10 ESUZ naj bi bil sposoben uporabniku omejiti gledanje:
• samo zadnje verzije zapisa;
• vseh ali izbranih verzij zapisa;
• verzij, ki so bile zajete ali evidentirane kot dokumenti.
Izbira naj bo dolo~ena v ~asu nastavitve programa.
10.3.11 S pripomo~ki za upravljanje zapisov naj bi bil ESUD sposoben povezovanja s sorodnimi
paketi, vklju~no s sistemi za obdelavo slike in skeniranje ter sistemi za delovni tok,
s tem da bi se ohranil popoln nadzor nad obstoje~imi elektronskimi dokumenti.
10.3.12 ESUD mora biti sposoben kopirati vsebine elektronskega dokumenta, da bi ustvaril
nov in lo~en elektronski zapis, s tem da bi zagotavljal ohranitev originalnega dokumenta
nedotaknjenega.
Specifikacija MoReq
Druge funkcionalnosti
51