MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

[t.
Zahteva
5.3.1 ESUD mora zagotoviti dobro voden proces za prenos dokumentov v drug sistem ali
organizacijo.
5.3.2 Kadarkoli ESUD prena{a razred, zadevo ali mapo, mora ta vsebovati:
• (za razrede): vse zadeve v razredu;
• (za zadeve): vse mape, hierarhi~no razvr{~ene v zadevi;
• vse dokumente v vseh teh zadevah in mapah;
• vse metapodatke, ki so povezani s temi zadevami, dokumenti in mapami.
5.3.3 ESUD mora biti sposoben prenesti ali izvoziti zadevo ali razred z nepretrganim zaporedjem
operacij, tako da:
• vsebina in struktura elektronskih dokumentov zadeve oz. razreda nista okrnjeni;
• se vse komponente elektronskega dokumenta (~e dokument vsebuje ve~ kot eno
komponento) izvozijo kot celovita enota; npr. eno sporo~ilo po elektronski po{ti z
vsemi priponkami;
• ostanejo ohranjene vse povezave med dokumentom in njegovimi metapodatki;
• ostanejo ohranjene vse povezave med elektronskimi dokumenti, mapami in zadevami.
5.3.4 Kadarkoli ESUD prena{a ali izva‘a dokumente, mora biti sposoben vklju~iti kopijo
vseh podatkov iz kontrolne sledi, ki so povezani z dokumenti, mapami in zadevami, ki
jih prena{amo.
5.3.5 ESUD naj bi zagotavljal pripomo~ek ali orodje za pretvorbo in podporo pri prikazu
dokumentov, ozna~enih za prenos ali izvoz v dolo~en(e) odobren(e) format(e) prenosa.
Npr. »portable document format« (PDF) ali podobno in »extensible mark-up language«
(XML).
5.3.6 ESUD mora izdelati poro~ilo z razlago kakr{negakoli neuspeha med prenosom, izvozom
ali brisanjem. Poro~ilo mora navesti vse dokumente, namenjene za prenos, ki so
povzro~ili procesne napake, in vse dokumente, katerih prenos, izvoz ali brisanje ni bilo
uspe{no.
5.3.7 ESUD mora ohraniti vse elektronske zadeve, ki so bile prenesene, vsaj dokler ni potrjeno,
da je bil prenos uspe{no izveden.
To je predlagano kot proceduralna varovalka za zagotovitev, da dokumentov ne bomo
zbrisali, dokler ne bo prejemnik sporo~il, da je bil prenos uspe{en.
5.3.8 ESUD naj bi bil sposoben izvoziti celotni razred klasifikacijskega na~rta z enkratnim
zaporedjem operacij, z zagotavljanjem, da se:
• ohrani relativni polo‘aj vsake zadeve v klasifikacijskem na~rtu, da je mo‘no rekonstruirati
strukturo zadeve;
• ohranijo vsi metapodatki na vi{jih nivojih v hierarhiji in se premikajo skupaj z razredom.
5.3.9 ^e je treba prenesti, izvoziti ali uni~iti kombinirane zadeve, naj bi ESUD zahteval, da
administrator potrdi, da je bil papirni del zadeve prenesen, izvo‘en ali zbrisan pred
prenosom, izvozom ali brisanjem elektronskega dela.
5.3.10 ESUD naj bi omogo~al elektronskim zadevam, ki so izbrane za prenos, dodati elemente
metapodatkov, ki jih dolo~i uporabnik in so zahtevani za arhivsko upravljanje.
5.3.11 ESUD naj bi omogo~al razvr{~anje elektronskih zadev, izbranih za prenos, v urejene
sezname glede na elemente podatkov, ki jih izbere uporabnik.
5.3.12 ESUD naj bi za opis elektronskih zadev, ki se izva‘ajo ali prena{ajo, omogo~al izdelavo
obrazcev, kakr{ne dolo~i uporabnik.
5.3.13 ESUD naj bi omogo~al popolno uni~enje razredov in posameznih zadev, ki so shranjene
na medijih za ve~kratno zapisovanje, tako da z uporabo specialnih pripomo~kov za
obnavljanje podatkov ponovna obnova ni ve~ mogo~a.
V nekaterih okoljih to lahko zahteva ve~kratno prepisovanje podatkov glede na dolo-
~ene standarde.
Kjer je zahtevana zagotovitev uni~enja, se lahko zgodi, da je potrebno upo{tevati
kopije na nosilcih za varnostne kopije. To je procedurni problem, ki presega namen
specifikacije.
5.3.14 ^e so dokumenti shranjeni na mediju za enkratno zapisovanje, mora ESUD zagotavljati
pripomo~ke za prepre~itev dostopa do njih, tako da ne morejo biti obnovljeni z
normalno uporabo ESUD-a ali s standardnimi sistemskimi pripomo~ki.
To navadno pomeni uni~enje indeksnih podatkov (ki so shranjeni na nosilcih za ve~kratno
zapisovanje), ki hranijo lokacije podatkov na nosilcih za enkratno zapisovanje.
Specifikacija MoReq
Roki hrambe ter odbiranje
in izlo~anje
33