MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov
MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov
MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
6 ZAJEMANJE DOKUMENTOV<br />
Terminologija<br />
Pojem »<strong>za</strong>jem« uporabljamo tako, da obsega postopke evidentiranja dokumenta z odlo~itvami, v<br />
kateri razred bo razvr{~en, z dodajanjem {e drugih metapodatkov in shranitvijo v ESUD.<br />
V kontekstu ESUD-a so evidentiranje in drugi postopki lahko lo~eni ali pove<strong>za</strong>ni.<br />
Formalna definicija je podana v Pojmovniku, v podpoglavju 13.1.<br />
Pregled<br />
To poglavje prina{a <strong><strong>za</strong>htev</strong>e, ki se nana{ajo na vklju~evanje <strong>dokumentov</strong> v ESUD. Prvo podpoglavje<br />
(6.1) opisuje standardni postopek <strong>za</strong>jema. Naslednje podpoglavje (6.2) opisuje mno‘i~ni uvoz<br />
<strong>dokumentov</strong> iz drugih sistemov. Podpoglavje (6.3) opisuje, kaj je treba upo{tevati pri posebnih<br />
vrstah <strong>za</strong>pisov. Zaradi pove~evanja pomena elektronske po{te sledi poglavje o elektronski po{ti<br />
(podpoglavje 6.4).<br />
6.1 Zajem<br />
To podpoglavje opisuje <strong><strong>za</strong>htev</strong>e <strong>za</strong> postopek <strong>za</strong>jema.<br />
Elektronski <strong>za</strong>pisi, ustvarjeni ali prejeti med poslovnimi procesi, izhajajo tako iz notranjih kot zunanjih<br />
virov. Elektronski <strong>za</strong>pisi so lahko v razli~nih formatih, ustvarjajo pa jih lahko razli~ni avtorji.<br />
Lahko jih prejmemo kot posamezne <strong>za</strong>pise ali kot <strong>za</strong>deve z ve~ <strong>za</strong>pisi. Prispejo lahko po razli~nih<br />
komunikacijskih kanalih, npr. po lokalni mre‘i (LAN), prostranih omre‘jih (WAN), z elektronsko<br />
po{to, s faksimilnim sporo~ilom, s po{to (pismo, ki se skenira) ter z razlikami v pogostosti prispetja<br />
in obsega. Da bi <strong>za</strong>pise <strong>za</strong>jemali in imeli hkrati dober nadzor upravljanja, je potreben prilagodljiv<br />
sistem vnosa, da lahko <strong>za</strong>dostimo tako raznolikim <strong><strong>za</strong>htev</strong>am.<br />
[t.<br />
Zahteva<br />
6.1.1 ESUD-ov proces <strong>za</strong>jema dokumenta mora <strong>za</strong>gotavljati kontrole in funkcionalnosti, ki:<br />
• evidentirajo in upravljajo vse elektronske dokumente ne glede na metodo kodiranja<br />
in druge tehnolo{ke zna~ilnosti;<br />
• <strong>za</strong>gotavljajo, da so dokumenti pove<strong>za</strong>ni s klasifikacijskim na~rtom ter z eno ali ve~<br />
<strong>za</strong>devami;<br />
• povezujejo z aplikacijo, s katero se dokumenti ustvarjajo;<br />
• preverjajo in nadzirajo vnos metapodatkov v ESUD.<br />
6.1.2 ESUD mora biti sposoben v okolje upravljanja <strong>elektronskih</strong> <strong>dokumentov</strong> vklju~iti:<br />
• vsebino elektronskega dokumenta, vklju~no s podatki, ki definirajo njegovo obliko<br />
in prikaz, ter podatke, ki definirajo strukturo in obna{anje elektronskega dokumenta<br />
ob ohranjanju celovitosti njegove strukture (npr. vse komponente sporo~ila elektronske<br />
po{te s prilogami oz. spletne strani s pove<strong>za</strong>vami);<br />
• informacije o elektronskem <strong>za</strong>pisu, na primer ime <strong>za</strong>deve;<br />
• datum nastanka in druge metapodatke <strong>za</strong>pisa o elementih dokumenta;<br />
• informacije o kontekstu, iz katerega izvira elektronski dokument, v katerem je nastal<br />
in bil objavljen, na primer o poslovnem procesu in tvorcu(cih) oz. avtorju(jih);<br />
• podatke o aplikaciji, v kateri je bil dokument ustvarjen, vklju~no s podatki o njegovi<br />
verziji.<br />
Podatek o prikazu v~asih izhaja iz nadaljevanja imena ra~unalni{ke datoteke, npr.<br />
»doc« ali »pdf«. To bo v {tevilnih primerih sprejemljivo, vendar pa ne bo <strong>za</strong>do{~alo v<br />
Specifikacija MoReq<br />
Zajemanje <strong>dokumentov</strong><br />
35
Change language