MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

niso v nasprotju z zahtevo, da morajo biti vsebine dokumenta nespremenljive, pa je lahko videti,
kot da so. Zato se jim je dobro izogibati.
V drugih primerih lahko zapisi vsebujejo kodo, ki resni~no spreminja zapis, kot so preglednice s
sofisticiranim »makro programom«, ki spremeni preglednico (z uporabo iste aplikacije za njegovo
pregledovanje) in jo potem avtomatsko shrani. V takih primerih obstaja nevarnost, da se bo zapis
sam spremenil med postopkom zajema, odvisno od podrobnosti procesa in kontrol ESUD-a. To je
povsem nesprejemljivo.
Ve~inoma naj bi se izogibali zapisov, ki se na tak na~in sami spreminjajo. Hranili naj bi jih v formatu,
ki onesposobi kodo za »samospreminjanje« oziroma pregledovali naj bi jih samo s programsko
opremo, ki ne povzro~a sprememb. ^e je »samospreminjajo~a se« koda poglavitni del dokumenta,
se je treba odlo~iti za primerne korake za vsak primer posebej.
Za zapise, ki jih je mogo~e natisniti, so lahko primeri formatov, ki onesposobijo »samospreminjajo~o
se« kodo, Adobeov lastni{ki format PDF ali lastni{ki format ENVOY podjetja Tumbleweed
Software. V tem primeru je pomembno zagotoviti, da je pretvorba v za‘eleni format izvedena na
na~in, ki ne povzro~i samospreminjanja zapisov na neza‘eleni na~in; na primer pri datumu v
pismu, ki se sam spreminja, bi morala biti pretvorba narejena na dan, ki je prikazan v pismu.
Kjer je neizogibna hramba zapisov, ki se sami spreminjajo ali zgolj dajejo tak videz, bi morala biti
informacija o teh zna~ilnostih shranjena skupaj z dokumenti v njihovih metapodatkih.
[t.
Zahteva
6.3.1 ESUD mora biti sposoben kot dokumente zajeti zapise iz {irokega spektra razli~nih
vrst formatov in struktur elektronskih zapisov.
Ta spekter naj bi dolo~ili, preden sistem ocenjujemo z uporabo te specifikacije.
6.3.2 ESUD mora podpirati zajem najsplo{nej{e uporabljenih pisarni{kih zapisov. To vklju~uje
enostavne in kompleksne vrste zapisov. Vrste podpiranih formatov zapisov morajo
obsegati:
• enostavne: faksimilna sporo~ila, pisarni{ke zapise, predstavitve, besedila, slike, sporo~ila
elektronske po{te (glejte podpoglavje 6.4), zvok;
• sestavljene: elektronska sporo~ila s prilogami, namizno zalo‘ni{tvo, spletne strani,
grafike.
Seznam vrst zapisov, ki jih ESUD mora podpirati, bo v vsaki organizaciji druga~en .
6.3.3 Formati zapisov, ki podpirajo zahtevo 6.3.2, morajo biti raz{irljivi, taki, da jim je mogo~e
dodajati nove formate.
6.3.4 ESUD naj bi bil sposoben zajeti te vrste zapisov:
• elektronske koledarje;
• informacije iz drugih ra~unalni{kih aplikacij, npr. ra~unovodstvo, pla~ilne liste, ra~unalni{ko
podprto oblikovanje (CAD);
• skenirane zapise v papirni obliki;
• zvo~ne datoteke;
• video izseke;
• digitalne sheme in zemljevide;
• strukturirane podatke (npr. transakcije z ra~unalni{ko izmenjavo podatkov – EDI);
• podatkovne baze;
• multimedijske zapise.
Seznam vrst zapisov, ki naj bi jih ESUD podpiral, bo pri vsaki organizaciji druga~en.
6.3.5 ESUD ne sme vsiljevati nobene prakti~ne omejitve za {tevilo dokumentov, ki so lahko
zajeti v dolo~eni zadevi ali za {tevilo dokumentov, ki se lahko shranijo v ESUD-u.
6.3.6 ESUD naj bi omogo~al, da je sestavljeni zapis zajet na katerega od teh na~inov:
• kot posamezen sestavljeni dokument;
• kot serija povezanih enostavnih dokumentov po eden na komponento sestavljenega
zapisa.
6.4 Upravljanje elektronske po{te
38
Specifikacija MoReq
Zajemanje dokumentov
Elektronska po{ta se uporablja za po{iljanje tako enostavnih sporo~il kot zapisov (priloge) znotraj
organizacije in med organizacijami. Lastnosti elektronske po{te lahko povzro~ajo te‘ave pri sledenju
in evidentiranju. Organizacije morajo biti sposobne dose~i, da kontrole upravljanja:
• zajamejo vsa vhodna in izhodna sporo~ila elektronske po{te in priloge
in/ali:
• omogo~ajo uporabnikom zajemati izbrana sporo~ila elektronske po{te in prilog.