MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

10.4.12 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi bila sposobna dovoliti sodelujo~im pregledati
uvr{~ene posle, ki so naslovljeni nanje, in izbrati enote, na katerih bodo delali.
10.4.13 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi ponujala pogojene tokove, odvisne od uporabni{-
kega vnosa ali sistemskih podatkov.
Z drugimi besedami, tokovi, ki prena{ajo dokument ali zadevo enemu od {tevilnih
udele‘encev, so odvisni od pogoja, ki ga je dolo~il kateri od udele‘encev. Npr. tok
lahko prenese dokument bodisi sodelavcu kontrole posojil bodisi oddelku za konsolidacijo
naro~il – odvisno od vnosa, ki ga je naredil kontrolor prodaje; ali pa je tok
odvisen od vrednosti naro~ila, kot ga oceni sistem.
10.4.14 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi za dokumente in zadeve zagotovila pripomo~ke za
opominjanje ali nadaljnje posredovanje.
10.4.15 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi dovoljevala uporabnikom, da za~asno prekinejo
tok (tj. ga ustavijo), da bi se lahko posvetili drugemu delu.
10.4.16 Funkcija za delovni tok ESUD mora prepoznati kot »sodelujo~e« tako posameznike kot
delovne skupine.
10.4.17 Kjer je ’sodelujo~i’ delovna skupina, naj bi funkcija za delovni tok ESUD vklju~evala
pripomo~ek za izmeni~no razdelitev prispelih enot ~lanom skupine po na~elu rotacije
ali ~lanu, ko ta zaklju~i teko~o zadevo, zato da bi bila obremenitev ~lanov skupine
uravnote`ena.
10.4.18 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi vklju~evala mo‘nost za dajanje prednosti posameznim
zadevam v ~akalni vrsti.
10.4.19 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi vklju~evala ’skupno’ obdelavo dokumentov.
To zahteva zaustavitev delovnega toka, da po~akamo na prihod sorodnega elektronskega
zapisa ali dokumenta. Ko pri~akovano enoto prejmemo, se tok samodejno nadaljuje.
10.4.20 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi bila sposobna zdru‘evati ~asovne omejitve s posameznimi
koraki in/ali procesi v vsakem toku in poro~ati o zadevah, ki jim je ‘e potekel
rok.
10.4.21 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi omogo~ala, da sprejem elektronskih zapisov avtomatsko
spro‘i delovni tok.
10.4.22 Funkcija za delovni tok ESUD mora ponujati pripomo~ke za vsestransko poro~anje, da
bi upravi omogo~ili spremljati obseg, izvedbo in izjeme.
10.5 Elektronski podpisi
Elektronski podpisi (imenovani tudi digitalni podpisi) so zaporedje znakov, ki jih, ~e so uporabljeni
z domi{ljenimi postopki varnostnih algoritmov in »klju~i« (dolgo vrsto {tevilk, podobnih geslu),
lahko uporabljamo za potrditev celovitosti dokumenta ali overjanje identitete po{iljatelja dokumenta.
Primer splo{no priznanega algoritma za elektronski podpis je MD5.
[iroko uvajanje elektronske po{te in interneta je v organizacijah pove~alo {tevilo zapisov, ki se
premikajo interno in, to pa je {e pomembneje, ven – v razmeroma nenadzorovana okolja. Uporaba
elektronskih podpisov za avtentikacijo in potrditev celovitosti postaja splo{no sprejeta.
Zahteve v tem podpoglavju uporabljamo samo takrat, ~e obstaja zahteva za upravljanje dokumentov,
ki nosijo elektronske podpise. Ko je nastajala ta specifikacija, so elektronski podpisi pod
vplivom na novo porajajo~ih se tehnologij, {e vedno predmet sprememb in negotovosti. Uporabniki
te specifikacije naj bi preverili zahteve in implikacije za dolgoro~no hrambo z ustreznimi strokovnjaki.
[t.
Zahteva
10.5.1 ESUD mora biti sposoben ohraniti informacijo, ki se nana{a na elektronske podpise,
{ifriranje in podrobnosti sorodnih agencij za overovljanje.
10.5.2 ESUD naj bi imel strukturo, ki dovoljuje enostavno uvajanje razli~nih tehnologij elektronskega
podpisa.
To je posebej koristno glede na spremembe, ki se pojavljajo na tem podro~ju.
10.5.3 ESUD naj bi bil sposoben preveriti veljavnost elektronskega podpisa.
10.5.4 ESUD mora biti sposoben obdr‘ati in shraniti kot metapodatke podrobnosti o postopku
preverjanja elektronskega podpisa, vklju~ujo~:
• dejstvo, da je bila preverjena veljavnost nekega elektronskega podpisa;
• certifikatsko agencijo, pri kateri je bil podpis overjen;
• datum in ~as preverjanja.
Specifikacija MoReq
Druge funkcionalnosti
53