MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

Npr. uporabnik lahko kopira dokument, da bi poslal kopijo prejemniku, ki ni uporabnik
ESUD-a. Kopija je lahko ali pa tudi ne, odvisno od konteksta, razgla{ena za nov
dokument.
10.4 Delovni tok
Zveza za upravljanje delovnega toka (WfMC= Workflow Management Coalition) – mednarodna
zveza za razvoj standardov delovnega toka in sodelovanje razli~nih sistemov delovnih tokov –
definira delovni tok kot »avtomatizacijo poslovnih procesov v celoti ali deloma, med katero se
zapisi, informacije ali naloge prena{ajo od enega sodelujo~ega do drugega, glede na nabor procedurnih
pravil.« V tej definiciji je »sodelujo~i« lahko uporabnik, delovna skupina (tj. ekipa) ali programska
aplikacija.
Zahteve v tem podpoglavju se uporabljajo le, ~e ESUD vklju~uje funkcije za delovni tok. Zahteve
pokrivajo tako osnovne usmerjevalne funkcije kot tudi bolj sofisticirane pripomo~ke za delovni
tok, ki jih je mogo~e zagotoviti s povezovanjem produktov delovnega toka tretje stranke z ESUDom.
Tehnologije delovnega toka prena{ajo elektronske objekte med sodelujo~imi pod avtomatskim
nadzorom programa. V kontekstu ESUD-a delovni tok uporabljamo za premikanje elektronskih
dokumentov med uporabniki in oddelki. Navadno se uporablja za:
• upravljanje kriti~nih procesov ali nalog, kot so postopki evidentiranja ter odbiranja in izlo~anja
zadev ali dokumentov;
• preverjanje in odobritev dokumentov pred evidentiranjem;
• usmerjanje dokumentov ali zadev na nadzorovan na~in od uporabnika do uporabnika za specifi~na
dejanja, kot so preverjanje zapisa, odobritev nove verzije;
• opozarjanje uporabnikov na razpolo‘ljivost dokumentov;
• razporejanje dokumentov;
• objavljanje dokumentov na svetovnem spletu.
Sposobnost sistemov delovnega toka se spreminja od preprostega usmerjanja (kot je preverjanje
in odobritev zapisov pred evidentiranjem) do izvajanja obse‘nih transakcij in re{evanja izjemnih
primerov, vklju~no s poro~anjem o sistemu in posebnih lastnostih.
[t.
Zahteva
10.4.1 Funkcija za delovni tok ESUD mora zagotoviti take delovne tokove, ki so sestavljeni iz
dolo~enega {tevila korakov, vsak korak je npr. gibanje dokumenta ali zadeve od enega
udele‘enca do drugega.
10.4.2 ESUD naj dejansko ne bi omejeval {tevila korakov v vsakem delovnem toku.
10.4.3 Delovni tok ESUD-a mora ponujati funkcijo, ki opozarja udele‘enca – uporabnika, da
je bila zadeva ali dokument(i) elektronsko poslan uporabniku ’v predal’ na vpogled in
natan~no dolo~a opis zahtevanega dejanja.
10.4.4 Delovni tok ESUD-a mora uporabniku dovoljevati uporabo elektronske po{te, da opozori
druge uporabnike na dokumente, ki zahtevajo njihovo pozornost.
To pomeni integracijo v obstoje~i sistem elektronske po{te, ne pa samostojnega ali
lastni{kega sistema elektronske po{te.
10.4.5 Funkcija za delovni tok ESUD mora administratorju dovoljevati vnaprej definirati programirane
delovne tokove in jih vzdr‘evati.
10.4.6 Funkcija za delovni tok ESUD mora prepre~evati uporabnikom spreminjanje vnaprej
programiranih delovnih tokov, razen administratorju ali poobla{~enemu uporabniku.
10.4.7 Administratorju naj bi bilo omogo~eno dolo~iti, da imajo posamezni uporabniki mo‘-
nost v delovnem toku dodeliti naloge razli~nim uporabnikom ali skupini.
Uporabnik bi lahko ‘elel poslati zadevo ali dokument drugemu uporabniku zaradi
vsebine dokumenta ali ~e je poobla{~eni uporabnik na dopustu.
10.4.8 Funkcija za delovni tok ESUD mora zapisati vse spremembe vnaprej programiranih
delovnih tokov v kontrolni sledi.
10.4.9 Funkcija za delovni tok ESUD mora zapisati razvoj dokumenta ali zadeve v delovnem
toku, tako da lahko uporabniki dolo~ijo status dokumenta ali zadeve v procesu.
10.4.10 Funkcija za delovni tok ESUD tako reko~ ne sme omejiti {tevila delovnih tokov, ki jih je
mogo~e definirati.
10.4.11 Funkcija za delovni tok ESUD naj bi upravljala zadeve in dokumente v ~akalnih vrstah,
administrator pa bi jih lahko pregledal in nadzoroval.
52
Specifikacija MoReq
Druge funkcionalnosti