MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

12 ZAHTEVE ZA META PODATKE
V kontekstu te specifikacije vklju~ujejo metapodatki indeksirane podatke, pa tudi druge podatke,
kot so npr. informacije o omejitvi dostopa. Formalna definicija je navedena v Pojmovniku, podpoglavje
13.1.
To poglavje je urejeno druga~e od prej{njih poglavij, glejte 12.2.
12.1 Na~ela
Ni mogo~e dolo~iti vseh zahtev za metapodatke za vse mo‘ne vrste izvedb ESUD-a. Razli~ne vrste
organizacij in aplikacij imajo posebne potrebe in tradicije, ki se bistveno razlikujejo. Nekatere
organizacije bodo na primer potrebovale indeksiranje, ki je osredoto~eno na nazive ra~unov in
datume transakcij, druge pa natan~no hierarhi~no {tevil~enje. Nekatere bodo potrebovale mape,
ki se nana{ajo na finan~na leta, druge pa tega ne bodo potrebovale. Nekatere bodo potrebovale
nadzor dostopa zaradi varnostnih razlogov, druge zaradi za{~ite intelektualne lastnine in tako dalje.
To poglavje specifikacije MoReq zato predlaga minimalne zahteve, ki so dolo~ene kot splo{ne,
vendar pa so namenjene za prilagoditve. Ta minimum zahtev vklju~uje seznam specifi~nih metapodatkovnih
elementov, ki jih ESUD mora zajeti in obdelati.
Skoraj vsak bodo~i ESUD je lahko konfiguriran z zadostnimi polji za podporo spodaj na{tetih
metapodatkovnih elementov, vendar pa samo to ne zadostuje. Pomembno je, da:
• mora ESUD uporabljati elemente metapodatkov, da bi omogo~al in podprl funkcionalnost, definirano
v nadaljevanju te specifikacije (glejte zahtevo 12.1.2);
• mora ESUD vklju~evati funkcije, ki podpirajo pravila potrditve veljavnosti podatkov, dedovanja
in privzetih vrednosti, ko zajemamo elemente metapodatkov.
[t.
Zahteva
12.1.1 ESUD aplikacija ne sme postaviti nobene prakti~ne omejitve pri {tevilu metapodatkovnih
elementov, dovoljenih za vsako enoto (npr. zadevo, mapo, dokument).
Definicija ’prakti~ne omejitve’ bo odvisna od aplikacije. Na primer, majhne organizacije
s skromnim klasifikacijskim na~rtom verjetno ne bodo potrebovale toliko metapodatkovnih
elementov kot velike organizacije z obse`nim klasifikacijskim na~rtom.
12.1.2 Kjer se vsebine elementov metapodatkov lahko nana{ajo na funkcionalno obna{anje
ESUD-a, mora ESUD uporabljati vsebine teh elementov za dolo~anje funkcionalnosti.
Na primer, ~e ESUD hrani stopnje tajnosti dokumentov in tudi varnostna dovoljenja za
uporabnike, mora ESUD ta uporabiti, da dolo~i, ali uporabnik sme ali ne sme dostopati
do dokumenta. ^e ESUD hrani dovoljenja in stopnje samo kot tekstovna polja, ki jih
ne uporabljamo pri kontroli dostopa, potem zahteva ni izpolnjena.
Upo{tevajte, da je to splo{na zahteva, ki se razteza skozi mnogo metapodatkovnih
elementov. Ta specifikacija ne posku{a opredeliti vseh primerov, pri katerih je to pomembno.
12.1.3 ESUD mora dopustiti, da se med konfiguracijo definirajo razli~ne skupine metapodatkovnih
elementov za razli~ne vrste elektronskih dokumentov.
Na primer, dokumenti, ki so skenirane slike, bodo potrebovali metapodatke, ki se
nana{ajo na postopke skeniranja in indeksiranja, fakture bodo potrebovale metapodatke
o {tevilki ra~una, korespondenca pa ve~vrednostna polja metapodatkov prejemnika
(naslovnika).
12.1.4 ESUD mora administratorju dopustiti, da med konfiguracijo dolo~i za vsak metapodatkovni
element, ali je obvezen ali ne in ali je mogo~e po njem iskati.
12.1.5 ESUD mora podpirati vsaj te formate elementov metapodatkov:
• tekstualne;
• alfanumeri~ne;
Specifikacija MoReq
Zahteve za metapodatke
65