MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov

9 ADMINISTRATIVNE FUNKCIJE
Dolo~ena stopnja sprememb v organizacijah je normalna in jo je treba upo{tevati pri vzdr‘evanju
ESUD-a in pri pripomo~kih za podporo sistema. ESUD mora administratorju zagotavljati tudi pripomo~ke
za podporo dogodkov, kakr{ni so spreminjanje {tevila uporabnikov, pove~ane zahteve
po zmogljivosti shranjevanja, obnavljanje po izpadu sistema in nadzorovanje sistemskih napak.
Nekatere od teh pripomo~kov lahko zagotavlja pridru‘eni ESUZ ali sistem za upravljanje baze
podatkov.
V tem poglavju so na{tete zahteve za splo{no administracijo (podpoglavje 9.1), poro~anje o sistemu
(podpoglavje 9.2) in redakcijo dokumentov (podpoglavje 9.3).
9.1 Splo{na administracija
To podpoglavje vklju~uje zahteve za upravljanje parametrov sistema, izdelavo rezervnih kopij in
obnavljanje, upravljanje sistema ter administracijo uporabnika.
[t.
Zahteva
9.1.1 ESUD mora dovoljevati administratorjem, da na nadzorovan na~in in brez nepotrebnega
napora pridobijo, prikazujejo in preoblikujejo sistemske parametre in izbire, ki
so bile nastavljene ob vzpostavitvi programa – npr. na elementih, ki jih je treba indeksirati
– ter ponovno dodeljevanje uporabnikov in funkcij uporabni{kim vlogam.
9.1.2 ESUD mora zagotoviti pripomo~ke za izdelavo rezervnih kopij in zmo‘nost za nadaljnje
preoblikovanje z uporabo obnovljenih rezervnih kopij in kontrolne sledi, tako da
se ohrani celovitost sistema.
Z drugimi besedami, ESUD mora vklju~evati funkcionalnost za povrnitev dokumentov
in metapodatkov v znano stanje z uporabo obojega: tako rezervne kopije kot kontrolne
sledi.
9.1.3 ESUD mora zagotoviti pripomo~ke za obnovitev in povrnitev stanja ob morebitnem
izpadu sistema ali napak, ki nastanejo pri posodobitvi (a‘uriranju) in mora administratorje
obvestiti o rezultatih.
Z drugimi besedami, ESUD mora dovoljevati administratorjem razveljaviti zaporedje
transakcij, dokler ni dose‘ena zagotovljena celovitost baze podatkov. To je zahtevano
samo, ko se pojavijo pogoji za napake.
9.1.4 ESUD mora nadzorovati prostor za shranjevanje, ki je na voljo, in opozoriti administratorje,
ko je zaradi pomanjkanja prostora potrebno ukrepanje ali je potrebna druga~na
pozornost administratorja.
9.1.5 ESUD naj bi nadzoroval {tevilo napak, ki se pojavljajo na mediju za shranjevanje, in
obvestil administratorja o kateremkoli mediju ali napravi, na kateri je {tevilo napak
preseglo parameter, ki je bil dolo~en ob vzpostavitvi programa.
To se {e zlasti nana{a na opti~ne medije.
9.1.6 ESUD mora dovoliti administratorjem izvesti obse‘ne spremembe klasifikacijskega na-
~rta, ki zagotavljajo, da bodo vsi metapodatki in kontrolne sledi obdelani pravilno in v
celoti, da bi naredili te organizacijske spremembe:
• razdelitev ene organizacijske enote na dve;
• povezavo dveh organizacijskih enot v eno;
• premik ali preimenovanje organizacijske enote;
• razdelitev celotne organizacije na dve organizaciji.
Ko izvedemo tako spremembo, morajo zaklju~ene zadeve ostati zaklju~ene in ohraniti
povezave s klasifikacijskim na~rtom pred spremembo, odprte zadeve pa morajo bodisi:
• biti zaklju~ene in ohraniti svoje povezave s klasifikacijskim na~rtom pred spremembo
ter biti navzkri‘no povezane z novo zadevo v spremenjenem na~rtu
Specifikacija MoReq
Administrativne funkcije
45