KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO - Chrzanów

34• inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego ianalizę ryzykagromadzone są i aktualizowane w trakcie bieżącej pracy audytora wewnętrznego. W celuprawidłowego wykonywania swoich zadań audytor wewnętrzny ma nieograniczony dostęp dobaz aktów prawnych, w szczególności: Rejestru Uchwał Rady Miejskiej gminy Chrzanów,Rejestru Zarządzeń Burmistrza, programów komputerowych m.in. Legalis Intranet oraz LexOmega. W związku z powyższym – o ile nie ma wyraźnej potrzeby - nie muszą byćgromadzone w aktach stałych kopie dokumentów zgromadzonych w tych bazach.4.2 Bieżące akta audytu wewnętrznegoBieżące akta audytu wewnętrznego zawierają istotne i niezbędne informacje dosformułowania uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytuwewnętrznego. Dokumentują one przebieg audytu wewnętrznego, jak i wyniki konkretnegozadania audytowego.Bieżące akta audytu obejmują :1) dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego,2) dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i programzadania audytowego,3) protokoły z narad otwierającej, z pracownikami i zamykającej,4) imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego – w przypadkuwystawienia jednego upoważnienia do przeprowadzenia wszystkich zadań objętychplanem audytu upoważnienie oryginał powinien być włączony do teczki ostatniegozadania wykonywanego w danym roku. W pozostałych teczkach przechowywane sąjedynie kopie tego upoważnienia;5) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane odosób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego,6) notatkę z czynności sprawdzających,7) dokumenty robocze przygotowywane przez audytora wewnętrznego w trakcieprzeprowadzania audytu wewnętrznego,8) protokoły przyjęcia wyjaśnień i oświadczeń sporządzone zgodnie z Załącznikiem Nr 4do Regulaminu Audytu Wewnętrznego,9) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,10) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego.Wymienione wyżej dokumenty włącza się do bieżących akt w kolejnościwynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując strony akt i zamieszczając, napoczątku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ichnazwy i odpowiedniej strony akt.Kierownik jednostki audytowanej oraz Burmistrz mają prawo wglądu do bieżącychakt. Udostępnienie dokumentów zgromadzonych w aktach bieżących innym osobom jestmożliwe tylko za pisemną zgodą Burmistrza. W takim przypadku, przekazanie kopiidokumentów roboczych bądź wydanie akt materiałów roboczych osobom trzecim pozakomórkę audytu wewnętrznego wymaga sporządzenia krótkiej notatki informacyjnej, która wKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów