dette link - AESAEC
dette link - AESAEC
dette link - AESAEC
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Modul 7 – Hvordan man gennemfører et projekt succesfuldt<br />
Udformning og udsendelse af dagsordenen<br />
Det siger sig selv, at dagsordenen er det centrale element for hvert møde. Deltagerne vil planlægge<br />
rejsen og forberede sig i henhold til dens indhold, og den sætter tidsrammen for alle aktiviteter. Da<br />
dagsordenen er så vigtig, behandles <strong>dette</strong> emne i et særkapitel længere fremme i bogen.<br />
Distribution og opsamling af anden relevant information og dokumenter<br />
Glem ikke at udsende alle dokumenter, informationer og data til mødeforberedelsen i god tid. Lige<br />
så vigtig er opsamling og analyse af alle partnerdata og kommunikation i forbindelse med mødet<br />
(antal og navne på deltagerne, deres specielle ønsker etc.). Det anbefales at bruge et<br />
standardiseret skema til registreringen af mødedeltagerne (se nedenfor).<br />
Ordstyrer ved møder<br />
Normalt leder en eller højst to personer mødet. Han/hun skal have passende færdigheder i<br />
fremmedsprog og besidde en ordstyrers grundlægende kompetencer (= hvorledes man fremlægger,<br />
samler op, strukturerer og evaluerer information/data, hvorledes man får en gruppe til at<br />
samarbejde i en afslappet atmosfære etc.).<br />
Kulturel mangfoldighed, dress code og formelle omgangsformer<br />
Kulturel mangfoldighed er altid et stort emne i projektledelse, også når man planlægger et møde.<br />
Skønt stereotyper om lande og kulturer bliver bekræftet fra tid til anden af en eller anden<br />
repræsentant, vil man blive overrasket over, hvor få konflikter i EU-projektledelse der er kulturelt<br />
bestemt (de, der er, synes snarere at stamme fra personens natur, end det land personen kommer<br />
fra).<br />
Ikke desto mindre skal man overveje nøje, hvorvidt eller ej kulturel mangfoldighed kan forstyrre<br />
projektmødets arrangementer, så du kan forberede dig ordentligt (fx når der skal være „enighed om<br />
tidspunkt for spisning“, kan du modtage en tidsramme, der går fra kl. 18.00-22.00, afhængig af om<br />
du spørger en skandinav eller spanier – i øvrigt er kl. 19.30-20.30 et meget almindeligt tidsrum for<br />
den type middage!).<br />
Passende påklædning er også altid et interessant spørgsmål, når man deltager i projektmøder.<br />
Faktisk er der ingen formelle regler. Enhver kan møde frem, som han/hun har lyst til, og det er<br />
derfor vanskeligt at komme med nogle råd. Normalt er møder i Nordeuropa lidt mindre formelle end<br />
i Sydeuropa, men du kan ikke være sikker på, at det er sådan. En bedre indikator er grunden til<br />
mødet – en offentlig konference kan fx kræve andet tøj end en sightseeing.<br />
Et andet område, hvor man kan komme på glatis i europæiske konversationsregler, er, hvornår og<br />
hvordan man adresserer folk høfligt. Som følge af den stærke position, som engelsk har i EUprojektledelse,<br />
vil projektgruppens medlemmer normalt kalde hinanden ved fornavne og ikke bruge<br />
titler eller efternavne, hvilket giver en jævnbyrdig kommunikation i gruppen. Men tag ikke <strong>dette</strong> for<br />
givet og bliv enig om sådan en uformel opførsel som projektgruppe.<br />
Fremmødeliste<br />
For at kunne dokumentere hvem der var til stede ved mødet, hvem der var undskyldt, og hvem der<br />
var fraværende uden grund, skal der laves en fremmødeliste, som underskrives af alle deltagerne<br />
hver arbejdsdag (se nedenfor).<br />
Referat<br />
Medens dagsordenen åbner et møde, lukker referatet det ved at opfylde 2 krav:<br />
Frigør projektdeltagerne for selv at skulle tage noter, og garanterer, at alle partnere har de samme<br />
resultater og konklusioner på skrift som udgangspunkt for yderligere aktiviteter. Referatet skal være<br />
127