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Schema der Cloud und welche Werkzeuge
darin enthalten sind
nes System zu entwickeln, bei dem mehrfache Medienbrüche
zwischen Papier und EDV-Systemen
vermieden und Daten nicht mehr doppelt erfasst
werden müssen. Gewünscht war zudem, dass der
gesamte Workflow im Rahmen eines Mieterwechsels
bestmöglich optimiert wird. Die Aufmaße der
Wohnungen, die Verwaltung der Wohnungen und
auch das ins ERP integrierte Archivsystem sollten
immer auf einen einheitlichen Datenbestand
zurückgreifen. Nicht zuletzt sollte die Lösung zu
der dezentralen Aufstellung des Unternehmens
passen und dazu beitragen, die Prozesse innerhalb
der Wohnbau GmbH Bonn zu harmonisieren.
Gleichzeitig galt es, mehrere Herausforderungen
zu bewerkstelligen. Zum einen muss die Softwarelösung
in die bestehende IT-Landschaft integriert
werden können. Zum anderen muss sie jederzeit
den hohen Ansprüchen an den Datenschutz
und die Datensicherheit gerecht werden. Hinzu
kamen die Anforderungen an die Anwendungen
selbst: einfach und leicht sollte sie zu bedienen
sein und die Durchlaufzeiten im Vergleich zum
etablierten papiergeschützten Prozess verkürzen.
Frühzeitige Einbindung
Gut 1,5 Jahre Zeit hat der gesamte Prozess von
der Analyse über die Entscheidungsfindung
bis zur kreativen Entwicklungsphase und der
schrittweisen Fertigstellung aller Apps in Anspruch
genommen. Damit am Ende auch genau
das herauskommt, was den zuvor definierten
Kriterienkatalog im vollen Umfang erfüllt, war
die Projektgruppe von Anfang an interdisziplinär,
d.h. bereichsübergreifend besetzt. Objektbetreuer,
kaufmännische wie technische Sachbearbeiter
waren an dem Entwicklungsprozess ebenso beteiligt
wie Mitarbeiter der EDV-Abteilung. Nebst den
Softwareentwicklern gehörte auch ein Jurist zum
Team. Damit die Apps von Beginn an auf eine große
Akzeptanz bei den Objektbetreuern stießen, wurden
die Betaversionen, nachdem sie eine gründliche
Qualitätssicherung durchlaufen hatten, unter
realen Bedingungen getestet. Die Rückmeldungen
der Objektbetreuer mündeten unmittelbar in die
Anpassung und Verbesserung der Apps, was das
Vertrauen in die Praxistauglichkeit der neuen
Technik maßgeblich positiv beeinflusst hat. Und
das kann die neue Software:
• Bestandspflege im Wodis TeBe Modul
• Protokollerstellung bei der Wohnungsübergabe
• Protokollerstellung bei der Wohnungsvor- und
Endabnahme
• Digitale Versendung und Archivierung der Protokolle
im PDF-Format
• Überprüfung der vorhandenen Grundrisse
Für die Wohnbau Bonn GmbH bringt die neu entwickelte
digitale Lösung gleich mehrere Vorteile mit
sich: Die Pflege der Bestandsdaten wird vereinfacht
und gleichzeitig die Qualität der Daten verbessert.
Was früher auf Papier erfasst wurde, wird
heute digital erledigt. Informationsverlust bzw.
Fehler durch die Übertragung von Daten werden
damit signifikant reduziert. Bei einer Kontrolle des
Grundrisses und der Ausstattungsmerkmale einer
Bestandswohnung fordert der Objektbetreuer via
iPad die bereits vorliegenden Daten an, die ihm
sodann zusammen mit dem Grundriss auf das iPad
Quelle: Wohnbau Bonn
geschickt und sogleich von ihm aktualisiert werden
können. Bereits kurze Augenblicke, nachdem
der Objektbetreuer die Ausstattungsmerkmale der
Wohnung überprüft und gegebenenfalls ergänzt
hat, stehen die Informationen den Sachbearbeitern
im Büro zur Verfügung. Diese sind damit in
der Lage, bei Bedarf zeitnah nächste Schritte einzuleiten
– wie z. B. Reparaturen, Reinigungen oder
Instandsetzungsarbeiten.
Auch die Wohnungsübergabe bei Aus- oder Einzug
hat sich für die Objektbetreuer stark vereinfacht.
Alle Formulare, die der Objektbetreuer via iPad
für den jeweiligen Vorgang abruft, enthalten bereits
sämtliche Angaben, die von ihm nur noch
kontrolliert und gegebenenfalls ergänzt werden
müssen. Im Anschluss bestätigen Mieter und Objektbetreuer
mit ihrer Unterschrift die erfassten
Daten, die an die Unternehmenszentrale zurückgeschickt
werden. Dort wird automatisch in ein
PDF-Dokument erzeugt, dass zeitgleich per E-Mail
an den Mieter und die Wohnbau GmbH Bonn versandt
wird. Für den Fall, dass der Mieter entweder
über keinen eigenen E-Mail-Account verfügt oder
grundsätzlich lieber einen Ausdruck des Protokolls
hätte, wird dies in der App entsprechend vermerkt
und der Sachbearbeiter in der Verwaltung weiß,
was zu tun ist. Doch die bislang gemachten Erfahrungen
zeigen, dass der papierlose Weg längst
State-of-the-art geworden ist. Mithin trägt der
abnehmende Papierbedarf ganz nebenbei auch
noch dazu bei, Ressourcen zu schonen. Denn ein
Wohnungsvor- oder Endabnahmeprotokoll kann
schnell mal fünf Seiten umfassen – die Durchschläge
für die unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb
des Unternehmens nicht mit eingerechnet.
Produktivität gesteigert
Die Entwicklung und erfolgreiche Einführung des
digitalen Verfahrens hat unternehmensintern jedoch
auch noch einen ganz anderen Effekt ausgelöst:
Die Begeisterung der Mitarbeiter über die
neue Technik ist derart groß, dass immer mehr
Ideen und Bedürfnisse für weitere Apps entstehen.
Sukzessive werden immer mehr Tätigkeiten
vor Ort durch den Einsatz des iPads unterstützt
und verbessert. Über die mobile Technik lassen
sich von unterwegs Termine und Kontakte verwalten,
E-Mails bearbeiten und Fotos versenden.
Fahrzeiten in die Unternehmenszentrale werden
reduziert, was sich auf die Produktivität positiv
auswirkt und nicht zuletzt Kosten reduziert.
8 | 2013
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