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der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft zum Alltag.
Es werden große Vermögenswerte transferiert.
Auch diese Transaktionen muss der Aufsichtsrat
professionell überwachen und kontrollieren.
Der Einfachheit halber werden lediglich diese
beiden Punkte hier exemplarisch beleuchtet als
Aufsichtsratsaufgaben, die Überwachung der
allgemeinen Geschäftstätigkeit und die Überwachung
von Immobilientransaktionen.
Reicht es bei der Bewertung der Aufsichtsratstätigkeit
„Überwachung der allgemeinen Geschäftstätigkeit
aus“ aus, allen gesetzlichen
Vorgaben zu folgen? Sind die für das Unternehmen
formulierten „Best-Practice“-Regeln möglicherweise
nicht mehr ausreichend oder gar zu
streng? Hat der Aufsichtsrat ein verantwortliches
Selbstbild entwickelt, und hält er sich auch an diese
Verpflichtungen? Sind (lediglich) ordentlich
geführte Protokolle ausreichend, um die Effizienz
des Aufsichtsrats zu dokumentieren?
Und wie überwacht der Aufsichtsrat Immobilientransaktionen?
Wie funktionieren im Unternehmen
die Überlegungs- und Entscheidungsprozesse?
Sind An- oder Verkäufe Teil einer
Unternehmensstrategie oder nur einmalige
Geschäfte? Wie werden derartig substanzielle
Entscheidungen für den Aufsichtsrat vorbereitet
und kommuniziert, wie die Unterlagen als
Entscheidungshilfe aufgearbeitet? Werden die
Entscheidungen ordentlich abgewickelt und vom
Aufsichtsrat entsprechend nachgehalten? Wie
sieht es mit dem „Papierberg“ aus? Ergehen die
Einladungen rechtzeitig?
Nur diese wenigen Fragen führen zu einem klaren
„Ja“ zur Effizienzprüfung des Aufsichtsrats
– eigentlich zu einem „Ja, unbedingt“.
Die Effizienzprüfung
Die Effizienzprüfung ist eine eigene Einschätzung
des Aufsichtsrats, eine Selbstevaluation. Allein
der Aufsichtsrat und nicht der Vorstand oder Gesellschafter
entscheidet über die Inhalte und das
Verfahren der Prüfung. Der Aufsichtsrat allein entscheidet
darüber, wie das Ergebnis der Prüfung
verwendet werden soll.
Die Aufsichtsräte können und sollen ihre Eigeneinschätzung
anhand der individuellen Gegebenheiten
ihres Unternehmens ausrichten. Die Eigeneinschätzung
umfasst üblicherweise die Beurteilung
der Wirksamkeit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems,
der internen Revision und
des Rechnungslegungsprozesses sowie die Struktur
und die Tätigkeit der Aufsichtsratsausschüsse.
In der Umsetzung der Prüfungen haben sich in der
Praxis im Wesentlichen zwei Herangehensweisen
als praktikabel erwiesen:
Effizienzprüfung mit Standard-Checklisten
Von verschiedenen Institutionen, so z. B. auch
von der DOMUS AG, entwickelte Standard-
Checklisten, z. B. für kommunale Unternehmen,
Wohnungsunternehmen oder den Prüfungsausschuss,
bieten den Aufsichtsräten die Möglichkeit,
die Effizienzprüfung mit relativ geringem
Aufwand selbstständig durchzuführen. Die einzelnen
Fragen der Checklisten werden von jedem
Aufsichtsratsmitglied beantwortet, eines der
Aufsichtsratsmitglieder wertet die Listen und
Antworten anonym aus und stellt die Ergebnisse
im Plenum zur Diskussion. Gern ziehen die Unternehmen
einen externen Berater, z. B. einen Wirtschaftsprüfer,
hinzu, der ihnen bei der Auswertung
der Listen behilflich ist.
Effizienzprüfungen mithilfe externer Berater
und maßgeschneiderter Fragenkataloge
Um nicht innerhalb des eigenen Kompetenzrahmens
zu verbleiben und den Blick über den Tellerrand
heraus zu ermöglichen, ziehen es viele
Aufsichtsräte vor, einen unabhängigen Experten
an Bord zu nehmen, der bei der Effizienzprüfung
die Leitung und Begleitung übernimmt. Auch hier
greifen Unternehmen gern auf z. B. einen Wirtschaftsprüfer
zurück und beauftragen diesen mit
der Erstellung von für das Unternehmen maßgeschneiderten
Checklisten und auch mit deren
Auswertung. Die speziell auf das Unternehmen
fokussierten Fragen und die Moderation von außen
erlauben eine Einschätzung, die über die Bewertung
der Struktur und der Arbeitsmethoden des
Aufsichtsrats hinausgeht. Mit Hilfe der maßgeschneiderten
Fragen kann man auch die inhaltliche
Arbeit des Aufsichtsrats ergründen. Arbeitet
dieser an den richtigen Themen?
Effizienzprüfung des Aufsichtsrats,
vom Kontrolleur zum Kontrollierten?
Die Antwort lautet ganz klar ja, Kontrolle auch der
eigenen Arbeit ist gut und nicht nur in Zeiten der
Finanzkrise wichtig. Der Aufsichtsrat muss in einer
hoch komplexen Wirtschaftswelt seine Aufgaben
erfüllen. Die Aufgaben werden nicht weniger und
schon gar nicht leichter. Aufsichtsräte sollten die
Effizienzprüfung schätzen und die Prüfungsergebnisse
für ihre Unternehmen fruchttragend und
gewinnbringend verwenden.
1
Kurt Bösselmann, Die Entwicklung des deutschen Aktienwesens
im 19. Jahrhundert, S. 59, Berlin 1939
2
Hans Böckler Stiftung, Arbeitshilfe für Aufsichtsräte 16,
Die Effizienzprüfung des Aufsichtsrats, 2003
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