3. - Universitätsklinik für FRAUENHEILKUNDE Innsbruck

Nach den abgeschlossenen Interviews wurden die Abläufe vorerst schriftlich
erfasst und diese bereits zu einzelnen Themen zusammengefasst, somit standen
die einzelnen Prozesse der Ambulanz im Wesentlichen fest. Zur Modellierung
der Abläufe wurde die Darstellung mittels „Flow Charts“ gewählt. Vorerst
erstellte ich anhand der beschriebenen Prozesse eine Prozesslandkarte aller
Prozesse der Ambulanz, um diese im Überblick darzustellen. Da an der TILAK
dafür „Viso“ verwendet wird, musste ich vorerst definieren, wie Aktivitäten, Zuständigkeiten,
dazu verwendetes IT-System und deren Dokumente dargestellt
werden. Ich habe in Zusammenarbeit mit Herrn Mag. Genuin Definitionen für
die einzelnen Objekte festgelegt und diese anhand eines Dokumentes mittels
Symbolerklärung und –beschreibung den MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt,
damit diese die Bedeutung der Symbole kennen und die Prozesse „lesen“
und verstehen können.
Nach Festlegung der Symbole wurden die einzelnen Prozesse der Prozesslandkarte
modelliert. Parallel zur Modellierung fasste ich alle wichtigen Informationen
zu jedem einzelnen Prozessschritt in einer Tabelle verbal zusammen. Diese
Tabelle besteht aus dem jeweiligen Objekt des Prozesses, der Prozessbeschreibung,
die Zuständigkeit ist angegeben sowie das dazu verwendete IT-System
und die Dokumente wurden dazu erfasst.
Nach der Fertigstellung aller Prozesse und Prozessbeschreibungen der Gynäkologie
wurde das Konzept den Interviewpartnern der Ambulanz – Pflegeleitung,
Pflegepersonal, ambulante Schreibkraft und Oberärztin - mit der Bitte vorgelegt,
dieses abzugleichen und Fehler aufzuzeigen um die Sicherstellung der
Korrektheit zu gewährleisten. Es wurden die Prozesse noch einmal gemeinsam
besprochen und letzte Unklarheiten geklärt. Somit war das Projekt Prozessbeschreibung
im Rahmen der QM-Dokumentation abgeschlossen.
Anschließend erfolgte eine zielgruppenspezifische Aufbereitung der Prozesse
im Intranet – ein Fortsetzungsprojekt auch noch im Jahr 2008.
An dieser Stelle möchte ich mich bei allen Beteiligten für die sehr angenehme
und konstruktive Zusammenarbeit bedanken! Ich fand bei allen jederzeit ein
offenes Ohr und jedwede Hilfestellung.
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