Geregelte Bahnen - Haufe.de

50 Organisation_dokumentenverwaltungOhne Stolpern in die digitale WeltStarthilfe. Die Einführung der digitalen Personalakte gerät immer wieder an denselbenStellen ins Stocken. Wir zeigen die Praxisprobleme und wie sie gelöst wurden.Von Katharina Schmitt (Red.)Am Anfang steht die Grundsatzfrage:Soll die Anwendungs-Software als komplett fertigesProdukt angeschafft werdenoder eine spezielle Projektlösung auf derBasis eines HR-Systems mit gestaltbarenModulen oder auch eines – vielleichtim Hause sogar schon vorhandenentauswahl sehr genau überlegt, welcheFunktionen wir tatsächlich brauchen“,berichtet Manuela Burzynski, Verantwortlichefür Entgelt- & HR-Systeme beiKabel BW. „Doch dann fanden wir eineStandardlösung, die unsere Anforderungenabgedeckt hat und schnell auf unserespezifischen Bedürfnisse anzupassenwar. Inzwischen haben wir in der Softwareauch manches entdeckt, was wir„Bei Standard-Software profitieren wir vonden ‚Best Practices‘ der anderen Anwender.“Manuela Burzynski, Verantwortliche für Entgelt- & HR-Systeme bei Kabel BW– allgemeinen Dokumentenmanagementsystemsgeschaffen werden? EineStandardanwendung kann meist schnelleingeführt werden, ist kostengünstig,bringt alle nötigen Funktionen mit undwird zudem vom Hersteller ständig weiterentwickelt.Mit Abschluss eines Wartungsvertragswird die Software auchan künftige gesetzliche Anforderungenohne weitere Kosten angepasst.Größere Individualität verspricht hingegendie Projektlösung, die naturgemäßeinen kundenspezifischen Funktionsumfangbeinhaltet. Dazu ist allerdingseine entsprechende Vorarbeit in Formvon Pflichten- und Lastenheften nötig,außerdem muss über die gesamte Laufzeitein kompetentes Projektmanagementgewährleistet sein. Das bedeutetlängere Einführungszeit, höhere Kostenund ein hohes Maß an Risiko, wenn dasProjekt nicht wie ge plant zum Abschlusskommt. „Wir haben uns vor der Produk-selbst gar nicht auf unserer Checklistehatten. So profitieren wir von den ‚BestPractices‘ aller Anwender.“„Erst im Gespräch mit dem IT-Leiter wurdeder Plan der Server-Reorganisation klar.“Sind alle Beteiligten an Bord?Um spätere Probleme zu vermeiden,sollten von Anfang an alle betroffenenAbteilungen und Organisationseinheiteninvolviert sein: Vom Managementüber Einkauf bis zur IT und der Personalabteilung,die das Projekt steuert.Nach Bedarf müssen in den einzelnenSchritten auch externe Projektpartnerwie Rechenzentren oder Scan-Dienstleistereinbezogen werden. Mitarbeiterund dem Datenschutzbeauftragte müssensich zudem ständig austauschen.Mit Betriebsrat und Personalvertretungmuss zudem frühzeitig geklärt werden,inwieweit eine bestehende Betriebsvereinbarungauch für die digitale Personalaktegilt oder wo diese an die neuenBedingungen angepasst werden muss.Die Zusammenarbeit sollte für beideSeiten gewinnbringend sein – so kannden Vertretern des Betriebsrats beispielsweiseüber eine spezielle Benutzerrolleder direkte Zugriff auf die fürihre Belange notwendigen Informationender digitalen Personalakte eingerichtetwerden.Wie wichtig der permanente Kontaktmit allen Stakeholdern ist, kann auchVolker Bach, Personalleiter im Kinder-und Jugendbereich der VestischenCaritas-Kliniken, bestätigen. „Vor Einführungder Personalakten-Software beiuns in Datteln waren der IT-AbteilungBedenken gekommen, die Integrationeiner weiteren Software in die bisherigeStruktur könnte zu aufwendig werden.“Um keine Verzögerung des Projekts zuriskieren, hatte die PersonalabteilungVolker Bach, Personalleiter Kinder- und Jugendbereich, Vestische Caritas-Klinikenbereits den externen Betrieb der Lösungin einem Rechenzentrum ins Auge gefasst.„Im Gespräch mit dem IT-Leiter habeich dann erfahren, dass ohnehin eineReorganisation der Server-Landschaftfür alle Einrichtungen der Vestischenpersonalmagazin 10 / 12