Industrieanzeiger 11.2019

Neben den Empfehlungen der Fachliteratur
wie personalisierte Inhalte zur Förderung
des Verantwortungsbewusstseins oder
eine intuitive Navigation und Suche, lassen
sich originelle Anreize zur Nutzung des Systems
einsetzen, die auf den ersten Blick
nichts mit Qualitätsmanagement zu tun haben.
Diese können sich zum Beispiel auf aktuelle
Ereignisse von allgemeinem Interesse
beziehen. Schon das Bereitstellen des Kantinenplans,
die Eröffnung eines Schwarzen
Bretts oder die Verteilung aktueller News
aus dem Unternehmen über das System steigern
die Aufmerksamkeit und die Nutzung.
Die Aachener Softwarespezialisten haben
noch weitere Ideen entwickelt. Sie stellen
zum Beispiel kostenlose Plugins bereit, also
kleine Zusatzmodule, die einfach zu integrieren
sind. Das können Tippspiele zu großen
Sportereignissen sein wie eine Fußball-
WM, ein Adventskalender zu Weihnachten,
Schnitzeljagden oder firmeninterne Gehwettbewerbe.
Sie erzeugen spielerisch Aufmerksamkeit
für das QM-System, geben
Anstoß zur Nutzung und steigern die Zugriffe
deutlich. Mit der Teilnahme bewegen
sich die Mitarbeiter automatisch in der Welt
ihrer Prozesse, Dokumente und relevanten
QM-Informationen. Die gesteigerte Reichweite
lässt sich dann auch für die Platzierung
von relevanten QM-Inhalten nutzen.
Ist das Interesse für das Managementsystem
einmal geweckt, sollten die Inhalte für
das operative Geschäft eines jeden Anwenders
so aufbereitet sein, dass dieser einen
Mehrwert im Arbeitsalltag erkennt. Neben
einem anwenderfreundlichen Grundkonzept
ist die genaue Abbildung des betrieblichen
Alltags ein weiterer Erfolgsfaktor.
„Wenn die Mitarbeiter die Erfahrung machen,
dass die Informationen und die beschriebenen
Prozesse, die das System hergibt,
auf dem aktuellen Stand sind, sehen sie
auch einen Sinn darin, das System zu nutzen“,
meint Bruns.
Zu den echten Mehrwerten zählen Angebote,
die gezielt die verschiedenen Nutzergruppen
ansprechen. Hierzu bietet die Software
ein individuelles Dashboard, mit dem
die Geschäfts- oder Abteilungsleitung die
wichtigen Kennzahlen des Unternehmens,
die als Entscheidungshilfe dienen, zusammenstellen
können. Lesezeichen für oft genutzte
Prozesse und Dokumente oder Themen-Abonnements
für Wikipedia-Artikel erleichtern
der Belegschaft die Alltagsroutine.
Mit der Teilnahme bewegen
sich die Mitarbeiter
automatisch in der Welt
ihrer Prozesse, Dokumente
und relevanten QM-
Informationen. Bild:
GaudiLab/shutterstock
Wirkungsvoll ist auch eine aktive Einbindung
der Mitarbeiter in die Gestaltung des
QM-Systems. Hier setzen die Aachener Experten
auf etablierte Social-Media-Techniken.
„Bewährt sind Funktionen, mit denen
die Mitarbeiter Prozesse oder Dokumente
bewerten oder Anmerkungen machen können“,
meint Bruns. Denkbar seien auch Diskussionsforen
zu ausgewählten Themen
oder der Aufbau einer softwaregestützten
Datenbank, in der sich firmeninternes Wissen
sammeln, abrufen und weiter ausbauen
lässt. All diese Maßnahmen, eingebunden in
ein Social-QM-Konzept, motiviert Mitarbeiter
zu Eigeninitiative und Mitgestaltung
und bindet sie stärker in die Gestaltung des
Managementsystems ein.
Dabei lassen sich laut Bruns virtuelle Arbeitsräume
einrichten, in denen sich Mitarbeiter
austauschen und gemeinsam Ideen
entwickeln können. Dies halte das System
lebendig, fördere die Kommunikation unter
„Die Mitarbeiter wollen schnell eine spürbare
Erleichterung in ihrer täglichen Arbeitsroutine
erkennen“, versichert Dr. Iris
Bruns, Mitglied der Consense-Geschäftsführung.
Bild: Consense
den Mitarbeitern und verbreitere die Wissensbasis
im Unternehmen. „Gleichzeitig sichert
dies auch qualifiziertes Know-how
über den Tag hinaus, an dem Mitarbeiter
den Betrieb verlassen“, ergänzt Bruns. Zudem
treibe die Teilnahme den kontinuierlichen
Verbesserungsprozess voran. Das Ergebnis
sei ein gelebtes QM-System, das von
den Mitarbeitern angenommen und genutzt
wird.
Die beschriebenen Beispiele führen zu
positiven Erfahrungen mit dem Managementsystem.
Dadurch werden Nutzer zu
Fürsprechern, die bei Kollegen für das System
werben. Dass dieses Konzept aufgeht,
belegt das Feedback, das die Aachener Spezialisten
von ihren Kunden bekommen. Das
Rezept lautet, ein QM-System durch Teilhabe
und echte Mehrwerte lebendig zu machen.
Dann steht der Akzeptanz nichts mehr
im Weg. „Die Umsetzung der vorgeschlagenen
Maßnahmen hat bei vielen unserer
Kunden zum Erfolg geführt“, fasst Bruns
zusammen. „Das widerspricht dem gängigen
Vorurteil, dass ein QM-System trocken
und langweilig ist.“ •
Dr. Stephan Killich
Mitglied der Geschäftsführung der
Consense GmbH in Aachen
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