Familien stärken Zusammenleben gestalten - Evangelische ...

aber die Kompetenzen und Zuständigkeiten anderer
berührt werden, ist eine Abstimmung und
Information unerlässlich. Für die weiteren Schritte
ist allerdings eine offizielle Genehmigung und
eine Beauftragung durch Vorgesetzte oder Träger
bzw. die entsprechenden Gremien notwendig.
Hier gilt es, formale Wege der antragstellung einzuhalten
und zu klären, wer für die Genehmigung
und Beauftragung zuständig ist. Für die Beantragung
muss auch ein grober kostenplan erstellt
werden. Wie hoch ist der Finanzbedarf und wie
kann er aufgebracht werden? Gibt es Zuschüsse
dafür? Hilfreich für die weitere Arbeit ist ein möglichst
konkreter auftrag. Dazu gehören eine klare
Aufgabenstellung und Aussagen zu den Rahmenbedingungen
(Finanzen, Zeitaufwand, eventuelle
Mitglieder des Projektteams).
Nach der Genehmigung folgt der 6. Schritt:
6. schritt: „Projektgruppe gründen und Projektleitung
festlegen“
Spätestens jetzt wird eine Projektgruppe / ein
Projektteam gegründet. Je nach Projektaufwand
wird die Größe festgelegt. Die Zusammensetzung
kann vielfältig sein: Projektinitiatorinnen oder
-initiatoren, Personen aus der Zielgruppe, für die
das Projekt sein soll, Außenstehende (haben oft
einen korrigierenden Blick), Fachleute, Personen
aus dem genehmigenden Gremium.... Die Mitglieder
der Projektgruppe müssen Informationen
über das Projekt, aber auch über die an sie
gestellten erwartungen und den zu erwartenden
arbeitsaufwand und die befugnisse der Projektgruppe
erhalten.
Außerdem muss eine Projektleitung festgelegt
werden. Sie hat die Aufgabe, die Projektgruppe
zu leiten und zu motivieren, mit ihr die weiteren
Projektschritte zu planen und auf den nötigen
Informationsfluss untereinander und nach außen
zu achten. Das klingt vielleicht etwas lapidar,
erfordert aber je nach Projektumfang ein hohes
Von der Idee zur Wirklichkeit: Projekte planen und entwickeln
Maß an Fachkenntnis, Kommunikations-, Konflikt-
und Kooperationsfähigkeit. Bei Projekten ist
häufig mit unvorhersehbaren Schwierigkeiten zu
rechnen. Die Projektleitung kann natürlich auch
im Team erfolgen. So können unterschiedliche
Kompetenzen für die Leitung genutzt werden.
Außerdem ist ein Korrektiv vorhanden.
7. schritt: „Finanzplan, aufgabenleiste, Zeitplan,
erstellen“
Aufgrund des groben Kostenplanes ist nun ein
konkreter Finanzplan zu erstellen, aus dem die
Ausgaben und Einnahmen ersichtlich sind. Zu den
Ausgaben gehören alle Kosten, die das Projekt
verursacht, eventuell auch anteilige Personalkosten.
Bei den Einnahmen sind auch Teilnahmegebühren,
Zuschüsse Dritter, eigene Finanzen (vom
Träger beschlossen) und eventuell Sponsoring zu
berücksichtigen.
In der aufgabenleiste werden die notwendigen
Arbeiten beschrieben und in die richtige Reihenfolge
gebracht.
Der Zeitplan legt den Zeitrahmen (Projektstart
und Projektende) für das Projekt fest. Außerdem
werden die Aufgaben aus der Aufgabenleiste in
den Zeitplan übertragen: Bis zu welchem Termin
müssen welche Aufgaben erledigt sein? Zeitpuffer
nicht vergessen!
8. schritt: „Controlling“
Jetzt bietet sich wieder eine Überprüfung der
bisherigen Überlegungen an: Wurde das Projekt
genehmigt? Wie lautet der genaue Auftrag? Gibt
es eine Projektgruppe? Ist die Projektleitung geklärt?
Gibt es einen Finanzplan, eine Aufgabenleiste
und einen Zeitplan? Sind sie, realistisch
betrachtet, durchführbar? Stimmen sie mit den
genehmigten Rahmenbedingungen überein?
Wenn alle Fragen mit „JA“ beantwortet werden
können, kann weitergearbeitet werden.
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