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4.2.2 Compliance-Anforderungen
E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen
Oft wird unter dem Themenkomplex „ Compliance-Anforderungen“ von Marktteilnehmern
eine vermeintliche Pfl icht propagiert, alle E-Mails zu 100 Prozent
und ungeachtet des Inhalts automatisch archivieren zu müssen. Weder die deutsche
Gesetzgebung wie das Handelsrecht (HGB) oder das Steuerrecht (AO,
GdPDU), noch die amerikanischen Regularien wie beispielsweise Sarbanes Oxley
Act (SOX) schreiben eine solche Maßnahme vor. Im Vordergrund stehen immer
Selbstqualifi zierungsrecht und -pfl icht des Anwenders beziehungsweise des Unternehmens
zu entscheiden, welche Unterlagen für welchen Zeitraum aufbewahrt
werden müssen. Dies betrifft zudem nicht nur E-Mails, sondern alle Dokumente
inklusive Papier und andere Formen relevanter Informationen.
Ein per Mail ausgetauschtes Angebot, welches nicht zu einem Auftrag führt, ist
nicht aufbewahrungspfl ichtig und kann gelöscht werden. Führt diese Mail zu
einem Auftrag, gilt sie als eingehender oder ausgehender Handelsbrief und unterliegt
der Aufbewahrungspfl icht nach Handels- oder Steuerrecht. Nur ein Anwender
kann dies entscheiden, nicht aber eine systemgetriebene Software. Insbesondere
Töchter von US-Firmen oder US-börsennotierte Unternehmen fühlen sich
aufgrund dort vorhandener Prozessrisiken oft gezwungen, alle extern und intern
kommunizierten E-Mails zu archivieren. Der bei fast allen Unternehmen vorhandene
Grund zur Mail-Archivierung basiert auf der Problematik, dass geschäftliche
Vorgänge aufgrund fehlender Unterlagen – gerade in Form von Mail-Kommunikation
– nicht immer nachvollziehbar sind oder erheblichen Mehraufwand verursachen.
So weiß etwa der Mitarbeiter einer Versicherung nicht, dass ein Interessent
bereits mehrfach bei verschiedenen Stellen im Unternehmen per Mail Anfragen zu
der gleichen Versicherungsleistung gestellt hat, weil diese Mails nicht zentral und
strukturiert gespeichert wurden. Eine wichtige per Mail versandte Absprache eines
in Urlaub befi ndlichen Vertriebskollegen ist in der Kundenakte nicht vorhanden.
Manche Kollegen/Innen drucken mit Geschäftspartnern, Kunden und anderen
Partnern ausgetauschte E-Mails als Papier aus und legen diese in den klassischen
Aktenordner. Andere nutzen für die Aufbewahrung eine persönliche Ablagestruktur
auf dem Dateisystem. Wiederum andere schieben die Mails in einen persönlichen
Ordner im Mail- oder Groupware-System. Eine funktional rein auf E-Mail-
Archivierung ausgerichtete Lösung kann solche Anforderungen an eine
strukturierte Verwaltung von Mails nicht erfüllen. Falls nicht bereits vorhanden,
sollte das Unternehmen hier über eine umfassendere Lösung zur Verwaltung von
elektronischen Dokumenten inklusive E-Mails nachdenken.
4.2.3 Unterschiedliche Lösungsansätze
Die Entscheidung zur Archivierung von E-Mails kann auf unterschiedliche Art
und Weise getroffen werden. Der systemgetriebene Ansatz dient einer zentral und
regelbasierten Archivierung von ein- und ausgehenden oder auch intern ausge-
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