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4. E-Mail
dann im Mail-Client per Doppelklick möglich. Alternativ gibt es Such- und Anzeigefunktionen
über einen eigenständigen Mail-Archiv-Client, falls die Mail im
Mail-System gelöscht wurde. Nur wenige Lösungen unterstützen mobile Clients,
das heißt, ein Außendienstmitarbeiter kann seine persönlichen archivierten E-
Mails auf dem Notebook mitnehmen und offl ine sichten.
Übersicht der Lösungsansätze
Die dritte Lösungsvariante besteht aus einem Anwendungsmodul zur E-Mail-Archivierung,
welches eine DMS-Plattform zur Verwaltung und Speicherung der
Mail-Objekte benutzt. Je nach Komplexität der zugrunde liegenden Systemarchitektur
können auch mehrere Server (beispielsweise Application-Server, Datenbank-Server,
Volltext-Server, Rendition-Server) erforderlich sein. Es bestehen
große Unterschiede in Bezug auf unterstützte Mail-Systeme (MS Exchange ist
Standard), verfügbare Schnittstellen (MAPI-Integration ist nicht immer Standard),
Umfang des Regelwerks und weitere Faktoren.
Im Gegensatz zu den beiden anderen Varianten wird alternativ oder in Kombination
auch die anwendergesteuerte Ablage von E-Mails in individuelle Dokumentstrukturen
über eine direkte Integration in die Mail-Clients unterstützt. Die
folgende Übersichtstabelle zeigt die typischen Merkmale der dargestellten Lösungsansätze
zur E-Mail-Archivierung im Vergleich:
Ansätze zur E-Mail-Archivierung
Mail-Appliance Mail-Archiv Mail-Archiv mit
DMS-Option
Hardware inkl. aller benötigtenInfrastruktur-Komponenten
ja nein nein
Speicherprinzip für Mails typisch: Kopie oft: Kopie oder Link oft: Kopie oder Link
Formatkonvertierung Mails nein nein manchmal
Verwaltung von „Nicht-Mail- nein typisch: nein, ja
Dokumenten“
manchmal als
Dateispeicher
nutzbar
Offl ine-Nutzung (mobiler
Client)
Anpassbarkeit der Benutzeroberfl
äche
Zusätzlich benötigte Komponenten
Optionen Speichertechnologie
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nein manchmal manchmal
typisch: nein typisch: nein hoch
keine Server, Storage,
ggf. Datenbank
nein manchmal ja
Server, Storage,
DMS, Datenbank