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Compliance: Was es bei der Einführung von Regelwerken zu beachten gilt
Weltweit gibt es immerhin mehr als 10.000 Compliance-Vorschriften, von denen
viele von weltweit operierenden Unternehmen beachtet werden müssen. Trotz
der verschärften Bestimmungen haben erneute Datenskandale und Schmiergeldaffären
bei renommierten deutschen Unternehmen das Image und die Glaubwürdigkeit
dieser stark geschädigt. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich,
dass damit einhergehend auch die Diskussion um zuverlässige Compliance-Lösungen
neu entfl ammt ist.
Die Frage der richtigen Umsetzung stellt sich großen wie mittelständischen Unternehmen
gleichermaßen. Während Großunternehmen über ganze Compliance-
Abteilungen verfügen, ist bei Mittelständlern oft der Geschäftsführer selbst für die
Einhaltung bestimmter Verhaltenskodizes verantwortlich. Doch gleich, wie viele
Mitarbeiter und Abteilungen das Unternehmen umfasst – Prozesse und Informationen
müssen für alle Beteiligten transparent sein.
Ebenso muss eine zuverlässige Archivierung der Daten garantiert werden und dies
alles unter Berücksichtigung der aktuellsten, höchstmöglichen Sicherheitsstandards.
Um diese Vorgaben zu erfüllen, gilt es einige grundsätzliche Aspekte zu beachten:
Zunächst muss in allen Bereichen des Unternehmens eine gezielte Analyse
der möglichen Risiken durchgeführt werden. Durch ein solches systematisches Risikomanagement
können eventuelle Gefahrenpotenziale von vorneherein entdeckt
und gegebenenfalls eliminiert werden.
4.3.2 Verantwortlichkeiten
Es ist darauf zu achten, dass interne Richtlinien in einer Weise formuliert und vorgegeben
werden, die es realistisch möglich machen, diese auch zu befolgen. Ein
weiterer wichtiger Aspekt bei der Initiierung eines Compliance-Programms ist die
Frage der Verantwortlichkeiten. Um spätere Missverständnisse und unnötige Diskussionen
zu vermeiden, sollte daher zu Beginn entschieden werden, welche Bereiche
genau welchem Mitarbeiter unterstehen.
Dazu gehört es natürlich auch, den Mitarbeitern einen geeigneten Ansprechpartner
im Falle einer Beschwerde zur Verfügung zu stellen. Beim sogenannten „whistleblowing“
nutzen viele große Unternehmen mittlerweile externe Dienstleister,
die über spezielle Internetseiten oder Hotlines, Informationen und Hinweise der
Mitarbeiter über Verstöße sammeln und beurteilen. Die Seiten informieren die
Mitarbeiter ebenfalls darüber, in welchen Fällen eine offi zielle Beschwerde angemessen
ist, wie sie sich verhalten sollen und welche Risiken damit einhergehen
können. Wobei man den englischen Rechtsbegriff des „whistleblowing“ nicht mit
dem umgangssprachlich abwertenden „jemanden verpfeifen“ übersetzen darf.
Hier geht es vielmehr um eine Person, die aus Gewissensgründen und meist selbstlos
Informationen weitergibt. Oft setzt sie damit die eigene soziale und berufl iche
Stellung aufs Spiel. In Großbritannien und den USA gibt es bereits Gesetzgebungen
die „Whistleblower“ schützen.
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