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E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen
Archivierung gewahrt bleiben, da die Gültigkeit der Signatur sonst später nicht
mehr nachvollziehbar ist. Das Mail-Archiv muss sowohl zusätzlich die Speicherung
von Signaturen als auch deren Prüfung unterstützen. Konvertierungsprozesse
sind manchmal sinnvoll (Ziel: einheitliches Format aller Dokumente) aber
auch technisch komplex (vor allem aufgrund unterschiedlichster Quellformate).
Was häufi g falsch verstanden wird: Dokumente, die sich bisher nicht für die TIFFoder
PDF-Konvertierung geeignet haben – Excel-Tabellen beliebiger Breite mit
Worksheets, Links, Makros und Formeln, MS-Project-Dateien mit unterschiedlichen
Sichten auf die Ressourcen eines Projektes, Audio- und Videodateien lassen
sich nicht ohne erheblichen Funktions- und vor allem Informationsverlust in
TIFF oder PDF konvertieren. Daran ändert auch der ISO-Standard nichts.
Grundregel: TIFF, PDF und PDF/A sind geeignet für Dokumente, die alle relevanten
Informationen in dieser Druckansicht offenbaren. Für andere Dokumente
und Unterlagen muss und darf man abwägen, ob nicht andere Formate besser geeignet
sind. Die Empfehlung lautet für die Speicherung von E-Mails, eine Konvertierung
möglichst zu vermeiden.
4.2.5 Unterschiedliche Systemkonzepte und -funktionen
Der Markt bietet aktuell drei unterschiedliche Systemkonzepte zur Mail-Archivierung
an. Mail-Appliance-Produkte bestehen aus einer vorkonfi gurierten Kombination
von Hard- und Software-Komponenten (inklusive Betriebssystem und Datenbank),
um eine schnelle Inbetriebnahme (Plug & Play) zu ermöglichen. Alle
Anwendungskomponenten laufen auf einem Server-System, weitere Komponenten
sind nicht erforderlich. Die Ablage der archivierten E-Mails erfolgt typischerweise
im File-System.
Das Anwendungsprinzip lautet hier: Archivierung aller ein- und ausgehenden E-
Mails außerhalb des eigentlichen Mail-Systems – typischerweise über die SMTP-
Schnittstelle (Simple Message Transfer Protocol) – als (Sicherheits-)Kopie. Innerhalb
des Mail-Systems ausgetauschte Nachrichten bleiben davon erst einmal
unberührt, es sei denn, die Lösung kann auch zum Beispiel über die POP3-Schnittstelle
das Journal eines Mail-Systems auslesen. Die Original-E-Mail wandert erst
einmal weiter in das Mail-System und verbleibt dort bis zur Löschung durch den
Anwender oder Administratoren. Ein späterer Zugriff auf archivierte Mails erfolgt
ausschließlich über eine eigenständige Mail-Archiv-Client-Anwendung.
Alternativ dazu gibt es funktional rein auf Mail-Archivierung ausgerichtete Software-basierte
Lösungen. Die Anwendungsarchitektur ist in der Regel „einfach“
aufgebaut, das heißt, alle Komponenten können auf einem Server (typischer Standard
ist die MS-Windows-Plattform) installiert werden. Oft bestehen Optionen
für den Einsatz unterschiedlicher Speichertechnologien inklusive WORM-Speicher.
Neben der systemgetriebenen Journalarchivierung von Mails als Kopie können
diese alternativ auch vollständig (beziehungsweise nur Anhänge) ausgelagert
und durch einen Link im Mail-System ersetzt werden. Der Zugriff auf die Mail ist
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