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4. E-Mail
Eine weitere organisatorische Maßnahme ist die Errichtung von „Chinese Walls“.
Sie zielt auf die räumliche Trennung von kritischen Geschäftsbereichen und deren
Mitarbeitern von anderen Abteilungen ab, sodass sensible Daten nicht Bestandteil
des allgemeinen Büroklatsches werden.
4.3.3 Lückenlose Dokumentation
Neben dem Erkennen organisatorischer Risiken ist die oberste und wichtigste
Vorgabe, um Compliance-Verstöße zu verhindern, eine lückenlose Dokumentation
aller Prozesse und Vorgänge. Sie ist nicht nur bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten
extrem wichtig – die aktuellen Bestimmungen fordern Transparenz
in allen Bereichen. Vor allem die IT-Abteilungen von Banken und Finanzdienstleistern
stehen hier vor einer besonderen Herausforderung. Für sie bedeutet die
Flut von Vorschriften eine zunehmende restriktive Belastung.
IT-Verantwortliche in deutschen Unternehmen unterliegen einem wachsenden
Arbeitsaufwand durch die Einhaltung von Gesetzen, Vorgaben und freiwilligen
Kodizes. Die im Juni 2008 in Kraft getretene EuroSOX-Regelung, die sich an die
US-amerikanischen Gesetze anlehnt, wird diese Entwicklung noch weiter verschärfen.
Geregelt wird durch das Gesetz der Europäischen Kommission vor allem
die Verwaltung von Dokumenten, insbesondere interne und externe Verträge
ebenso wie eine revisionssichere Archivierung. IT-gestützte Compliance-Systeme
sollten im Idealfall im Hintergrund agieren, also automatisierte Prozesse darstellen,
die von den Mitarbeitern nicht zusätzlich beachtet oder bearbeitet werden
müssen. Im Falle der Archivierung hieße dies beispielsweise, dass Protokolle oder
Dokumente automatisch vom System archiviert und entsprechend abgelegt werden,
ohne eines weiteren Handlungsschritts der Bearbeiter zu bedürfen.
Bei der Implementierung heißt es jedoch, Vorsicht walten lassen. Es sollte seitens
der IT-Abteilung darauf geachtet werden, dass nicht wahllos archiviert wird. Speicherplatz
ist zwar ein billiges Gut, doch das Prinzip „store everything, manage
nothing“ kann im Bedarfsfall die Suche nach den richtigen Dokumenten fast unmöglich
machen. Müssen Dokumente gar im Zuge eines Gerichtsverfahrens vorgelegt
werden, können die Konsequenzen gravierend sein. Eine klare Strukturierung
und Priorisierung der Daten sollte daher die Basis jedes IT-gestützten
Compliance-Programms sein.
4.3.4 Fazit
Für viele Finanzdienstleister stehen die Compliance-Vorgaben in direktem Widerspruch
zum wirtschaftlichen Erfolg und der Notwendigkeit, offensiv neue Geschäftsbereiche
zu erschließen. Hinzu kommt, dass viele der Kernbankensysteme
im Vergleich zur heutigen Entwicklung der IT veraltet und schwerfällig sind. Eine
komplett neue IT-gestützte Struktur wäre für einen Großteil der Finanzdienstlei-
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