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4. E-Mail<br />
Absprachen wie im Projektgeschäft werden. Für das Löschen von Mails muss es<br />
genauso Vorschriften geben wie für die Speicherung.<br />
Typische Themen einer Mail-Policy<br />
Kapitel Inhalte<br />
Zweckbestimmung • Ziel ist Unterstützung der Mitarbeiter durch Nutzung von Informationsund<br />
Kommunikationsdiensten sowie Gewährleistung des Datenschutzes<br />
Grundsätze der<br />
Nutzung<br />
Leistungs- und<br />
Verhaltenskontrolle<br />
Protokollierung von<br />
Daten<br />
Einsatz SicherheitssoftwareZugriffsberechtigungen<br />
Qualifi zierung von<br />
Mitarbeitern<br />
150 www.<strong>TecChannel</strong>.de<br />
• Primäre Nutzung für geschäftliche Zwecke<br />
• Grundsätzen der Nutzung (individuelle Ausprägung)<br />
• Corporate Identity<br />
• Verbot verleumderische, beleidigende, rassistische Inhalte<br />
• Verbot Versendung sensibler, vertraulicher oder gesetzlich geschützter<br />
Inhalte, Weiterleitung an unberechtigte Leser<br />
• Regeln zu Versand von Informationen (erlaubt/verboten)<br />
• Erlaubte und verbotene Formate<br />
• Regelung Abwesendheit und Vertretung<br />
• Einsatz Signatur und Verschlüsselung bei kritischen Mails<br />
• Ablageregeln für E-Mails mit fachlichem/internen Bezug<br />
• Behandlung eingehende verschlüsselte E-Mails<br />
• Limitierung Speicherraum für Mails<br />
• Keine Nutzung von Daten zur Kontrolle von Mitarbeitern, Verwendung<br />
nur durch zugriffsberechtigte Personen<br />
• Defi nition von Protokolldaten und Löschfristen (beispielsweise drei<br />
Monate)<br />
• Auswertung anonymisierter Daten für Statistiken, Kostenverrechnung<br />
• Sichtung von Protokolldaten durch Arbeitgeber unter Hinzuziehung von<br />
Betriebsrat bei Missbrauchsverdacht<br />
• Darstellung der Verwendung von Virenscanner, Spam-Filter<br />
• Zugriff im Vertretungs-/Krankheitsfalle<br />
• Aufstellung zugriffsberechtigter Personen<br />
• Schulung Systemadministratoren und Mitarbeiter in der Nutzung<br />
Rechte Betriebsrat • Kontrollmöglichkeit der Betriebsvereinbarung wie beispielsweise Sichtung<br />
der Räumlichkeiten, Konfi gurationen, Systemprotokolle usw.<br />
Sanktionen/Verstöße • Abgestuftes Verfahren bei Missbrauchsverdacht<br />
Fordert das Unternehmen eine solche Sorgfalt von den Mitarbeitern ein, muss es<br />
im Gegenzug auch die entsprechende technische Infrastruktur zum Beispiel in<br />
Form eines DMS bereitstellen, das neben E-Mails auch andere Dokumente wie<br />
Briefe, Faxe, Memos, etc. verwalten kann. Es empfi ehlt sich, in einer E-Mail-Policy
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