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E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen
4.2.6 Wichtige Anwendungsfunktionen im Mail-Client
Jeder Anbieter hat eigene Vorstellungen und Philosophien über den Komfort und
die Möglichkeiten, wie ein Anwender eine E-Mail in ein Mail-Archiv ablegen oder
in eine elektronische Akte speichern kann – einen Standard gibt es nicht. Die Lösungen
unterscheiden sich wesentlich in Anwendungsfunktionen. Dazu gehören
beispielsweise. Möglichkeiten wie das Löschen archivierter Mails im Mail-System
oder die Kennzeichnung von bereits archivierten E-Mails im Mail-Client, um gegebenenfalls
eine Doppelarchivierung zu vermeiden.
Bei der Wiederherstellung archivierter E-Mails im Mail-System gibt es ebenfalls
große Unterschiede: Bei manchen Lösungen ist eine Wiederherstellung ausgeschlossen,
andere unterstützen nur einen erneuten Versand der Mail in das Eingangspostfach
des ursprünglichen Empfängers oder Absenders ungeachtet des
Ordners, aus dem die Mail ursprünglich archiviert wurde. Wieder andere stellen
die E-Mail wieder am ursprünglichen Speicherort im Mail-System zur Verfügung.
Aus Anwendersicht wichtiger als das Speicherformat ist die Möglichkeit, dass bei
der Ablage von Mails der logische Zusammenhang zwischen Mail-Body und Anhängen
gewahrt bleiben kann (Beispiel: Rechnung und Aufwandübersicht als getrennte
Anhänge in einer Mail). Nicht alle Mail-Archiv-Lösungen beherrschen
„von Geburt an“ eine solche Funktionalität.
Neben der Speicherung der nativen Mail- oder Dokument-Formate ist manchmal
auch die Option einer Konvertierung (Drucken) in die Dateiformate TIFF oder
PDF(/A) als Langzeitformat oder als parallele Formatversion wichtig. Dies kann
bei einem fehlenden Multiformat-Viewer eine schnelle Anzeige von Mails beim
Blättern in einer elektronischen Akte oder für bestimmte Anwendergruppen ohne
Zugriffsberechtigung auf das Original unterstützen.
4.2.7 Regeln zum Umgang mit E-Mails
E-Mail-Kommunikation ist potenziell schnell und einfach zu handhaben, birgt
aber gerade deswegen auch Gefahren von Manipulation und Sicherheitsrisiken.
Sensible Unternehmensdaten können - absichtlich oder versehentlich - verschickt
werden, geschäftskritische Mails können – absichtlich oder versehentlich – gelöscht
oder nicht wieder auffi ndbar abgelegt werden. Die Dokumente liegen ja nur
einen Klick weit weg. Eine wesentliche Ursache dafür ist, dass bei vielen Firmen
der Umgang und die Nutzung von E-Mails nicht oder nur unzureichend geregelt
ist. Solange keine klaren schriftlichen Vereinbarungen darüber existieren, was in
der E-Mail-Kommunikation erwünscht, erlaubt und verboten ist, wird jeder Anwender
subjektive Auslegungen und Vermutungen dazu anstellen.
Mitarbeitern sollte auch die Wichtigkeit der Archivierung von E-Mails als Dokumente
in einer strukturierten Ablage deutlich gemacht werden. Vor dem Hintergrund,
dass Kommunikation mehr und mehr per E-Mail geführt wird, kann dies
beispielsweise zur einzigen Dokumentation für Vertragsabschlüsse oder anderer
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