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4. E-Mail
tauschten E-Mails. Aus Unternehmenssicht besteht einerseits die höchstmögliche
Sicherheit, dass alle über das Regelwerk klassifi zierten E-Mails auch wirklich abgelegt
werden, andererseits ergeben sich keine oder nur stark eingeschränkte Möglichkeiten,
diese Mails in individuelle Ablagestrukturen einzubinden. Das System
entscheidet, welche Mails wie archiviert werden – eine Interaktion des Anwenders
ist nicht notwendig oder gewünscht.
Diese Funktionalität wird von vielen E-Mail-Archivprodukten unterstützt – allerdings
in unterschiedlicher Ausprägung bezüglich Umfang und Möglichkeiten des
Regelwerks, Schnittstellen zum Abgriff von E-Mails, mögliche Speichertechnologien
usw. Sollte dieses Verfahren zum Einsatz kommen, ist der Abschluss einer
Betriebsvereinbarung mit Regelung der privaten E-Mail-Nutzung ein Muss. Empfohlen
wird hier das explizite Verbot privater Mails. Der anwendergesteuerte Ansatz
basiert auf einer fachlich gesteuerten und durch den Mitarbeiter initiierten E-
Mail-Archivierung. Der menschliche Verstand erlaubt die direkte Klassifi zierung
in relevante und irrelevante E-Mails oder einzelner Anhänge. Wichtig aus Anwendersicht
ist die Komfortstufe der dafür vorgesehenen Lösung – eine komfortable
„Speichern unter“-Möglichkeit zur direkten Anlage von Mails oder deren Anhänge
in den Kontext einer elektronischen Projekt-, Kunden-, Vertragsakte oder eine
direkte Integration in eine Fachanwendung zur weiteren Sachbearbeitung sollte
möglich sein. So kann etwa ein eingehender Vertragsentwurf im Fachbereich bereits
im Kundenkontext dokumentiert und gleichzeitig an die Kollegen in der
Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet werden.
Diese Form der Mail-Speicherung ist typischerweise nur im Zusammenhang einer
DMS-Lösung sinnvoll möglich – rein auf Mail-Archivierung fokussierte Produkte
unterstützen solche Anwendungsszenarien nicht.
4.2.4 Die richtigen Speicherformate
Jeder Mail-Client stellt den Inhalt einer E-Mail unterschiedlich formatiert dar.
Eine in Lotus Notes erzeugte und in MS Outlook angezeigte Mail (oder umgekehrt)
verliert teilweise Zeilenumbrüche und andere Formatierungen. Es gibt keinen
generellen Formatstandard zur Speicherung oder einen rechtlich begründeten
Zwang zur Konvertierung von E-Mails vor der Archivierung. Die Optionen
von Mail-Archiv-Lösungen reichen von der Speicherung systemspezifi scher Formate
(beispielsweise msg bei MS Exchange) über den Internet-Standard RFC 2822
bis hin zur Konvertierung in TIFF oder PDF/A.
Zu beachten ist gegebenenfalls die in der GdPDU (Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen) dokumentierte Anforderung des BMF (Bundesministerium
für Finanzen) zur Speicherung aller steuerrelevanten Mails (Text und Anhänge)
im Originalformat. Hintergrund ist dort die Möglichkeit einer maschinellen Auswertbarkeit
im Prüfungsfall. Stolpersteine sind auch E-Mails oder Anhänge mit
einer qualifi zierten elektronischen Signatur wie beispielsweise bei einem elektronischen
Rechnungsaustausch. Hier muss zwingend das Originalformat bei der
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