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32 GUÍA EMPRESARIAL PARA PLANTAS DE BENEFICIO ANIMAL C O N V E N I O 026 DE 2003 dad, el tipo de materiales o elementos, las referencias si las hay y el plazo para recibir las cotizaciones. En la cotización el proveedor debe estipular los precios, los descuentos, el plazo de entrega y la forma de pago. Formato No. 2 MODELO DE FORMATO DE COMPARACION DE OFERTAS PYME PYME DE DE DE BENEFICIO BENEFICIO ANIMAL ANIMAL COMPARACION DE COTIZACIONES Realizada por FECHA Dependencia Administración Operación CANTIDAD UNIDAD Cotizante Cotizante Cotizante Cotizante Decisión FIRMA APROBADO Nombre FIRMA Fecha Orden de compra Para formalizar el pedido al proveedor, el administrador verifica la disponibilidad de caja o la forma de pago correspondiente, e indica la aceptación procediendo a hacer la orden de compra. La Orden de Compra se elabora en formato prenumerado en orden consecutivo y cronológico. La Orden de Compra se elabora en original (para el proveedor) y copia (para el archivo de la PYME). Formato No. 3 MODELO DE FORMATO DE ORDEN DE COMPRA PYME PYME DE DE BENEFICIO BENEFICIO ANIMAL ANIMAL ORDEN DE COMPRA No. FECHA Solicitado por Dependencia Administración Operación COTIZANTE Favor despachar de acuerdo con su cotización, los siguientes elementos DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL GRAN TOTAL APROBADO Nombre FIRMA Registro presupuestal Elaborada la orden de compra, según el tipo de elementos, el administrador debe hacer el registro respectivo, en un libro de ejecución presupuestal. Efectuado el registro presupuestal, se envía la orden de compra al Proveedor.
MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL Recibo del pedido El proveedor despacha el pedido, mediante una remisión en la que se indique Número de la Orden de compra, las cantidades, la descripción de materiales y elementos, las marcas, las especificaciones del elemento adquirido, etc; el administrador recibe el pedido haciendo la comparación con la copia de la orden de compra y firmando la remisión correspondiente en caso de conformidad o expresando los reparos (si los existen). Almacén e Inventarios Es esencial que la PYME conozca con exactitud y prontitud la existencia de materiales, elementos y equipos, lo cual se conoce como inventarios, los cuales deben estar debidamente avaluados ya que representan una parte de los activos de la empresa, o deben ser devueltos al municipio una vez se termine el contrato. El control de inventarios es una actividad inherente a la administración de la PYME y no corresponde solamente a elementos que se consumen continuamente, sino también a equipos, muebles y enseres, entre otros. El control de los inventarios se hace a través del kárdex, que no es otra cosa que una tarjeta para cada material, elemento o equipo, en la cual se registra la cantidad exacta de existencias y su valor, así como los movimientos de entradas y salidas de estos. Estas tarjetas pueden comprarse en papelerías. Los movimientos de entradas y salidas, se deben registrar en las respectivas tarjetas de kárdex, lo cual se hace diligenciando los formatos, cuyos modelos se muestran a continuación: Entrada de materiales Es el documento necesario para registrar en las tarjetas de kárdex una entrada de materiales. Se elabora al recibir un pedido tomando como base la copia de la orden de compra y la remisión del proveedor. Se puede utilizar el siguiente formato: Formato No. 4 MODELO DE FORMATO DE ENTRADA DE MATERIALES PYME PYME DE DE DE BENEFICIO BENEFICIO ANIMAL ANIMAL ANIMAL ENTRADA DE MATERIALES No. FECHA Proveedor Orden compra No. Dependencia Administración Operación Descripción Unidad Cantidad Valor Unitario Valor Total Cuenta Observaciones Recibido Nombre FIRMA C O N V E N I O 026 DE 2003 33
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